そのワークフロー、いつまで使いますか？「まだ動く」が刷新を遅らせる7つのサイン【ワークフロー活用・改善シリーズ #01】

はじめに：「まだ動くから大丈夫」がワークフロー刷新を遅らせる

「特に障害は起きていないし、まだ使える」

長年利用しているワークフローシステムについて、このように考えていないでしょうか。

システムが正常に稼働していること自体は、もちろん悪いことではありません。

しかし、ワークフローを導入した当時と現在では、会社を取り巻くIT環境や働き方が大きく変化していることがあります。

• 利用する業務システムが増えた
• クラウドサービスが増えた
• テレワークやモバイルワークが定着した
• 組織や承認ルートが複雑になった
• 社員が日常的に利用するツールが変わった

それでもワークフローだけは昔のまま――という企業は珍しくありません。

ワークフローシステムの老朽化は、「動かなくなった日」に突然始まるわけではありません。

動いてはいるものの、少しずつ現在の業務とのズレが大きくなっている。

そんな状態も、ワークフローを見直すきっかけになります。

この記事では、ワークフローシステムの刷新を検討したい「7つのサイン」を紹介します。

現在の環境を思い浮かべながら、当てはまるものがないか確認してみてください。

サイン1：「この申請、どのシステムだっけ？」が増えている

経費精算はAシステム。購買申請はBシステム。人事関連はCシステム。契約関連はDシステム。

企業のDXが進むほど、業務ごとに便利なシステムが導入されていきます。

ところが、システムが増えた結果、次のような問題が発生することがあります。

• どこに申請したのか分からない
• 承認依頼が来ていたことに気付かなかった
• 承認するために複数のシステムを順番に確認している

一つひとつのシステムには問題がなくても、会社全体で見ると「承認業務が分散している」状態です。

これは、既存のワークフローを導入した当時には想定していなかった変化かもしれません。

サイン2：「このブラウザでは使えません」がまだ残っている

ブラウザ、OS、スマートフォン、クラウド。

企業を取り巻くIT環境は長い年月の中で大きく変化しています。

一方、古いシステムでは次のような制約を抱えている場合があります。

• 特定のブラウザが必要
• 社内ネットワークからしか利用できない
• スマートフォンでは操作しづらい
• 古いOSやミドルウェアへの依存が残っている

システムに人が合わせる運用が続いているなら、一度見直してもよいタイミングです。

「まだ使えるか」ではなく、「現在の働き方に合っているか」という視点でも確認してみましょう。

サイン3：申請より「申請方法を聞く」ことに時間を使っている

「この申請はどこから出しますか？」

「次は誰に回せばいいですか？」

「この項目には何を入力すればいいですか？」

情報システム部門や管理部門に、このような問い合わせが繰り返し寄せられていないでしょうか。

一件一件は数分で回答できる内容でも、全社で積み重なると無視できない負担になります。

ワークフローシステムは本来、業務を効率化するためのものです。

それにもかかわらず、「システムを利用するための説明業務」が増えているのであれば、操作性や業務設計を見直すサインかもしれません。

サイン4：組織変更のたびに情シス担当者が身構える

4月。

情報システム担当者にとって、少し緊張する季節かもしれません。

部署の新設、統廃合、異動、役職変更。

組織が変われば、ワークフローの承認ルートも変更する必要があります。

そのたびに大量の設定変更や確認作業が発生し、

「今年も組織変更の季節が来たか……」

となっているのであれば、ワークフローの運用負荷が高くなっている可能性があります。

導入時に必要な機能がそろっているかだけではなく、「管理者が何年も無理なく運用できるか」という視点も重要です。

サイン5：業務がシステムに合わせて「謎の進化」をしている

古いシステムを長く利用していると、本来の業務とは違う独自ルールが生まれることがあります。

例えば、こんな運用です。

• 「システム上ではできないのでExcelを添付する」
• 「承認したら別途メールしてください」
• 「このケースだけは紙で回します」
• 「申請したらTeamsでも上司に連絡します」

最初は例外的な対応だったものが、いつの間にか正式な業務手順になっていることもあります。

こうなると、ワークフローの外側にExcel、メール、チャット、紙などの「補助輪」が増えていきます。

システムが業務を支援するのではなく、業務がシステムを支援し始めている。

これは、ワークフローを見直す分かりやすいサインです。

サイン6：「改修できます。ただし……」が増えてきた

新しい申請を追加したい。

外部システムと連携したい。

画面を使いやすくしたい。

そんな要望に対して、次のような回答が増えていないでしょうか。

• 「できますが、大規模な改修になります」
• 「そのバージョンでは難しいです」
• 「影響範囲が大きいので触らない方が安全です」

長年利用したシステムでは、個別改修や複雑な設定が積み重なり、小さな変更でも大きな影響が出ることがあります。

システムが安定しているから変更しないのか。

それとも、変更すること自体が怖くなっているのか。

この2つは似ていますが、意味は大きく異なります。

サイン7：「担当者しか分からない」が増えている

最後に注意したいのが、システム運用の属人化です。

• 「この設定は○○さんしか分からない」
• 「昔の仕様書が見つからない」
• 「なぜこの承認ルートになっているのか誰も説明できない」

長期間利用しているシステムほど、導入時の担当者が異動・退職し、仕様や運用の背景が分からなくなることがあります。

正常に動いている間は、問題が表面化しないかもしれません。

しかし、障害、制度変更、大規模な組織変更などが発生したとき、一気にリスクとして顕在化する可能性があります。

「止まっていないから大丈夫」ではなく、「これからも安全に変更・運用できるか」まで含めて評価することが重要です。

あなたの会社はいくつ当てはまりましたか？

ここまで紹介した7つのサインを、あらためて確認してみましょう。

重要なのは、単純なチェック数だけではありません。

例えば、「属人化」と「変更の難しさ」が同時に発生している場合、該当する項目が少なくても将来的なリスクは大きいと考えられます。

反対に、現在の業務に合っており、運用負荷も低く、将来的な変更にも対応できるのであれば、古いという理由だけでシステムを入れ替える必要はありません。

ワークフロー刷新＝すべてを入れ替える、ではない

ワークフローの刷新というと、次のような大掛かりなプロジェクトを想像するかもしれません。

• 既存システムを廃止する
• 全社の申請業務を一つの製品へ移行する
• 大規模なデータ移行を行う

しかし、必ずしもそうとは限りません。

企業ではすでに、経費精算、人事、購買、契約管理など、用途ごとに適したシステムが導入されています。

それぞれのシステムが問題なく機能しているのであれば、無理に一つのシステムへ統合する必要はありません。

「業務システムを一つにする」のではなく、「散らばっている承認をまとめる」

という考え方もあります。

既存システムへの投資を生かしながら、利用者が感じている承認業務の不便を解消する。

ワークフロー刷新には、そのような選択肢もあります。

「散らばる承認をひとつに。」Frouteという選択肢

Froute（フルート）は、国際ソフトウェア株式会社が提供する「散らばる承認をひとつに。」をコンセプトとしたワークフローサービスです。

複数の業務システムを利用することで分散してしまった承認業務に着目し、既存の業務システムを生かしながら、承認をより分かりやすく扱える環境を目指しています。

ワークフローを刷新するとき、

「今使っているシステムを何に置き換えるか」

だけを考える必要はありません。

「そもそも、今の承認業務をどうすればシンプルにできるのか」

というところから考えることもできます。

Frouteを提供する国際ソフトウェア株式会社は、長年にわたり企業向けシステムの開発・導入に携わってきました。

システムを提供して終わりではなく、導入前の検討から導入後の運用まで、お客様の環境に合わせた支援を重視しています。

「現在のワークフローを入れ替えるべきか判断できない」

「複数システムに分散した承認を整理したい」

「自社の場合、Frouteで何ができるのか知りたい」

このような段階でも構いません。現在のシステムや承認業務を整理するところから、お気軽にご相談ください。

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よくある質問

ワークフローシステムは何年使ったらリプレイスすべきですか？

利用年数だけで判断する必要はありません。現在の業務への適合性、操作性、保守性、セキュリティ、外部システムとの連携性、運用負荷などを総合的に確認することが重要です。

古いワークフローでも正常に動いていれば使い続けて問題ありませんか？

正常に稼働しているだけで直ちに問題があるとは限りません。ただし、サポート終了、OSやブラウザへの依存、属人化、変更の難しさなど、表面化していないリスクについては定期的に確認することをおすすめします。

ワークフローを刷新する場合、既存システムをすべて入れ替える必要がありますか？

必ずしも必要ありません。既存の業務システムを利用しながら、承認業務の分散など、特定の課題を解決する方法もあります。

複数のシステムに分散した承認をまとめることはできますか？

システムの仕様や連携方法によって異なりますが、外部システムとの連携によって承認業務を集約する方法があります。Frouteも、複数の業務システムに散らばった承認をまとめることを目指したサービスです。

Frouteはどのような企業に向いていますか？

複数の業務システムを利用しており、申請・承認が分散している企業や、既存システムを生かしながら承認業務をシンプルにしたい企業などが主な対象となります。

まとめ：「まだ動く」から「これからも使える」へ

ワークフローシステムは、故障してから初めて刷新を検討するものではありません。

現在の業務とのズレ、利用者の負担、システムの分散、属人化、変更の難しさなど、小さな違和感が積み重なっているのであれば、一度現在の運用を整理してみる価値があります。

また、刷新だからといって、既存の業務システムをすべて入れ替える必要があるとは限りません。

既存システムを生かしながら、分散している承認をまとめる。

それも、これからのワークフローを考える一つの方法です。

「まだ動くか」ではなく、「これからも使いやすく運用し続けられるか」。

その視点で、自社のワークフローを一度見直してみてはいかがでしょうか。

Frouteにご興味をお持ちの方は、ぜひ国際ソフトウェア株式会社までお問い合わせください。