使いやすいワークフローとは？情シスがリプレイス時に確認したい7つのポイント【ワークフロー活用・改善シリーズ #02】

はじめに：高機能なワークフローほど使いやすい？

「せっかくリプレイスするなら、できるだけ高機能なワークフローシステムを選びたい」

ワークフローシステムを比較するとき、そう考えるのは自然なことです。

製品サイトを見れば、申請フォーム作成、複雑な承認ルート、通知、検索、権限管理、外部システム連携など、さまざまな機能が並んでいます。

比較表を作れば、「○」が多い製品ほど優秀に見えるでしょう。

しかし、ここで一つ考えてみてください。

その機能、本当に使いますか？
そして、「高機能」であることと「使いやすい」ことは同じでしょうか？

ワークフローは、情報システム部門だけが使うシステムではありません。

日常的に申請する社員もいれば、年に数回しか申請しない社員もいます。承認する管理職もいれば、組織変更や人事異動に対応するシステム管理者もいます。

そのため、「使いやすいワークフロー」を選ぶには、単純な機能比較だけでは不十分です。

この記事では、ワークフローシステムのリプレイスを検討している情報システム部門・DX推進部門の方向けに、本当に使いやすいワークフローを見極める7つのポイントを紹介します。

ポイント1：「どこから申請するの？」と迷わないか

まず確認したいのは、申請する社員にとっての使いやすさです。

例えば、休暇申請を出したいだけなのに、

• 「どのメニューを開けばいいんだっけ？」
• 「総務？ 人事？ 勤怠？」
• 「この申請名で合っている？」

と迷ってしまう。

システムに慣れている担当者から見れば簡単な操作でも、利用頻度の低い社員には分かりにくいことがあります。

特にワークフローには、毎日利用する機能だけでなく、月に一度、半年に一度、年に一度しか利用しない申請もあります。

そのため重要なのは、

「覚えれば使える」ではなく、「覚えていなくても使える」ことです。

画面の情報量、メニュー構成、申請名称、入力項目などを確認し、初めて利用する社員でも目的の申請へたどり着けるかを確認しましょう。

ポイント2：承認者が「承認を探す仕事」をしなくて済むか

次に考えたいのが、承認する側の使いやすさです。

企業では、業務のデジタル化が進むほど利用するシステムが増えていきます。

例えば、次のような環境です。

• 経費精算は経費システム
• 購買申請は購買システム
• 契約申請は契約管理システム
• 人事申請は人事システム

それぞれのシステムが使いやすかったとしても、承認者から見るとどうでしょうか。

朝、Aシステムにログインして承認。

次にBシステムを確認。

メールに届いた通知からCシステムを開く。

Teamsを見ると「申請したので確認してください」というメッセージ。

そして午後になって、

「昨日申請した件、承認していただけましたか？」と声を掛けられる。

そこで初めて、もう一つ承認依頼があったことに気付く――。

こうなると問題は、個々のシステムの操作性ではありません。

個々のシステムは使いやすいのに、会社全体では使いにくい。
原因は「承認する場所そのものが分散している」ことかもしれません。

ワークフローをリプレイスするときは、一つのシステムの画面だけを見るのではなく、承認者が会社全体でどのように承認業務を行うことになるのかまで確認することが重要です。

ポイント3：「たまに使う人」でも説明なしで使えるか

新しいシステムを導入すると、導入説明会を開催したり、操作マニュアルを作成したりすることがあります。

もちろん必要な取り組みですが、一つ注意したいことがあります。

社員全員が、説明された操作方法をずっと覚えているわけではありません。

毎日利用するシステムなら自然に操作を覚えます。

しかし、ワークフローには利用頻度の低い申請もあります。

半年後に久しぶりに利用した社員が、

「どうやって申請するんだっけ？」

となる可能性は十分にあります。

そして、その問い合わせ先になるのが情報システム部門や管理部門です。

100人の会社で1人が迷うのと、1,000人の会社で100人が迷うのでは、サポートする側の負担も変わります。

分かりにくいUIは、そのまま問い合わせ対応という運用コストになる可能性があります。

だからこそ、製品デモでは操作説明を受けながら確認するだけでなく、

「説明を受けていない社員が、この画面を見て操作できるか？」

という視点で評価してみましょう。

ポイント4：管理者にとっても使いやすいか

「使いやすいワークフロー」と聞くと、申請画面や承認画面を想像しがちです。

しかし、情報システム部門が忘れてはいけないのが、管理する側の使いやすさです。

ワークフローは、一度設定したら何年もそのまま使えるとは限りません。

例えば、次のような変更が発生します。

• 入社・退職
• 人事異動
• 部署の新設・統廃合
• 役職変更
• 承認ルート変更
• 申請項目変更
• 権限変更

導入時はベンダーが設定してくれるため問題にならなくても、その後の変更を自社で行うのであれば、管理画面の使いやすさは非常に重要です。

特に確認したいのは、

「その設定を、現在の担当者が異動した後でも運用できるか？」

という点です。

特定の担当者しか設定方法を理解していない状態になれば、せっかく新しいシステムへリプレイスしても、数年後には再び属人化する可能性があります。

デモを受ける際には利用者画面だけでなく、管理者画面も実際に見せてもらうことをおすすめします。

ポイント5：「できる機能」ではなく「使う機能」で比較しているか

ここで、製品選定時によくある比較表を考えてみます。

こうして並べると、製品Aの方が優れているように見えます。

しかし、自社が必要としているのが「基本的な申請・承認」と「外部システム連携」だけだったらどうでしょうか。

使わない3つの機能に「○」が付いていることは、本当にメリットでしょうか。

むしろ、機能が増えることで設定項目やメニューが増え、利用者や管理者にとって複雑になる可能性もあります。

もちろん、高機能であること自体が悪いわけではありません。複雑な承認業務を実現するために、高度な機能が必要な企業もあります。

大切なのは、「機能が多い製品」と「自社に必要な機能を備えた製品」を区別することです。

RFPや製品比較表を作る場合も、

「この製品には何ができるか？」

だけではなく、

「この機能を誰が、どの業務で、どの程度使うのか？」

まで確認すると、製品選定の精度が上がります。

ポイント6：既存システムを無理に捨てなくてよいか

ワークフローをリプレイスするときに、もう一つ考えたいことがあります。

それは、「どこまで置き換える必要があるのか」です。

すでに経費精算、人事、購買、契約管理などのシステムが導入され、それぞれ問題なく利用できている企業も多いでしょう。

その場合、ワークフローを新しくするために、それらのシステムまで入れ替える必要があるのでしょうか。

すべてを一つのシステムへ統合すれば、分かりやすくなる場合があります。

一方で、全面的なリプレイスでは次のような影響も考える必要があります。

• 既存システムへの投資
• データ移行
• 操作教育
• 業務変更
• 他システムへの影響

そこで考えたいのが、

既存システムを生かしながら、利用者にとって不便な部分だけを改善する。

というアプローチです。

例えば、各業務システムの機能には問題がなく、「承認する場所が分散していること」が問題なのであれば、業務システムそのものを置き換えるのではなく、承認部分を整理する方法も考えられます。

システム単体の使いやすさだけでなく、現在利用しているシステム全体の中で使いやすくなるかを確認しましょう。

ポイント7：導入後、困ったときに相談できるか

最後のポイントは、システムの画面には表示されません。

それが、導入後のサポートです。

ワークフローは導入して終わりではありません。

運用を続けていれば、次のような課題が出てきます。

• 組織変更に合わせて設定を変えたい
• 新しい申請を追加したい
• 別のシステムと連携したい
• 現在の運用をもっと簡単にしたい

そのとき、

「マニュアルを確認してください」

だけで終わるのか。

それとも、

「現在どのような運用をしていますか？」

というところから相談できるのか。

この違いは、長期間利用するシステムでは意外に大きな差になります。

特に情報システム部門の人数が限られている企業では、製品機能だけでなく、導入後も相談できる提供会社かどうかを確認しておくことが重要です。

結局、「使いやすい」とは誰にとって使いやすいのか？

ここまでの7つのポイントを整理してみましょう。

つまり、使いやすいワークフローとは、画面がきれいなシステムでも、機能数が最も多いシステムでもありません。

申請する人が迷わない。

承認する人が探さない。

管理する人が困らない。

そして、現在利用しているシステムに無理をさせない。

こうした条件を満たして初めて、会社全体にとって「使いやすい」と言えるのではないでしょうか。

「シンプルに使える」ことも機能のひとつ。Frouteという選択肢

Froute（フルート）は、国際ソフトウェア株式会社が提供する「散らばる承認をひとつに。」をコンセプトとしたワークフローサービスです。

Frouteが目指しているのは、機能を増やすことそのものではなく、日々の申請・承認を分かりやすくすることです。

特に複数の業務システムを利用している企業では、それぞれのシステムに申請・承認が分散し、承認者が複数のシステムを確認しなければならないことがあります。

Frouteでは、既存の業務システムを生かしながら、散らばった承認を一つにまとめるという考え方で、この課題の解決を目指しています。

「多機能なワークフローへすべてを置き換える」のではなく、

「今あるシステムを生かしながら、承認をもっとシンプルにする」

という選択肢です。

また、Frouteを提供する国際ソフトウェア株式会社は、長年にわたり企業向けシステムの開発・導入に携わってきました。

製品の提供だけではなく、現在のシステム環境や運用方法を確認しながら、導入前から導入後まで相談できる支援を重視しています。

「現在のワークフローが複雑になっている」

「システムが増えて承認場所が分散している」

「次は社員が迷わず使えるシンプルなワークフローにしたい」

そのような課題があれば、Frouteも選択肢の一つとしてご検討ください。

Frouteについて調べる

よくある質問

使いやすいワークフローシステムとはどのようなものですか？

申請者が迷わず操作できることだけでなく、承認者が承認依頼を見つけやすいこと、管理者が組織や承認ルートを無理なく管理できることなども重要です。また、複数の業務システムを利用している場合は、既存システムとの共存や連携も含めて使いやすさを評価する必要があります。

ワークフローシステムをリプレイスするときの選定ポイントは？

操作性、必要な機能、管理者の運用負荷、既存システムとの連携性、導入後のサポートなどを確認します。機能数だけで比較せず、自社で実際に利用する機能と運用方法を基準に評価することが重要です。

高機能なワークフローシステムほど使いやすいのでしょうか？

必ずしもそうとは限りません。複雑な業務には高度な機能が必要ですが、利用しない機能が多ければ、画面や設定が複雑になる場合もあります。自社に必要な機能を整理し、利用者と管理者の双方にとって扱いやすいかを確認しましょう。

複数の業務システムを利用している企業には、どのようなワークフローが向いていますか？

各システムを一つに置き換える方法だけでなく、既存システムを生かしながら承認業務を整理・集約する方法もあります。特に承認場所の分散が課題になっている場合は、外部システムとの連携や承認の集約が可能かを確認するとよいでしょう。

Frouteはどのようなワークフローシステムですか？

Frouteは、国際ソフトウェア株式会社が提供する「散らばる承認をひとつに。」をコンセプトとしたワークフローサービスです。複数の業務システムを利用する企業において、既存システムを生かしながら、分散した承認業務をよりシンプルにすることを目指しています。

まとめ：機能の「数」より、毎日の「使いやすさ」を

ワークフローシステムを比較すると、どうしても機能数や価格に目が向きます。

しかし、導入後にそのシステムを使い続けるのは社員です。そして、長期間管理していくのは情報システム部門や管理部門です。

だからこそ、

「何ができるか」だけではなく、「それをどれだけ簡単に使い続けられるか」

という視点が欠かせません。

高機能な製品が必要な企業もあります。一方で、必要な機能を分かりやすく利用できることを優先した方がよい企業もあります。

ワークフローをリプレイスするときは、機能比較表の「○」の数を競うだけではなく、今回紹介した7つのポイントから、自社にとっての「使いやすさ」を整理してみてください。

使いやすいワークフローとは、「たくさんのことができるシステム」ではなく、「必要なことを、迷わず、無理なく続けられるシステム」です。

そして、既存システムを生かしながら承認業務をシンプルにしたい場合には、Frouteという選択肢があります。

Frouteにご興味をお持ちの方は、ぜひ国際ソフトウェア株式会社までお問い合わせください。