Mattermost×メールをやめる働き方改革：脱メール時代の情報共有術

はじめに：メールに依存した働き方からの転換

日本企業の多くでは、メールが業務の中心となっています。見積依頼、会議調整、日報、稟議など、あらゆるやり取りがメールを通じて行われてきました。しかし、この「メール中心の働き方」は、今や業務のスピードを大きく阻害しています。

• 受信トレイに埋もれる重要連絡

• 誤送信や情報漏えいのリスク

• 意思決定の遅れ

こうした課題は日常的に発生しており、中小企業の管理者層にとっては頭の痛い問題です。特に「少人数で多くの仕事を回す」企業ほど、メール整理や検索にかかる時間は大きなロスになります。

そこで注目されているのが、オープンソースのビジネスチャット「Mattermost」です。チャット形式のコミュニケーションで、リアルタイム性・情報の一元管理・セキュリティ強化を実現でき、脱メール時代にふさわしい情報共有の仕組みを提供します。

本記事では、メール文化の課題を具体的に整理したうえで、Mattermostがどのようにそれを解決するのかを、実例・表・比較を交えながら解説します。

Mattermostサービスページ

メール文化の課題と非効率の実態

メールは長年、企業コミュニケーションの基盤となってきました。しかし、その仕組み自体が時代にそぐわなくなりつつあります。ここでは、中小企業が直面するメールの非効率を具体的に見ていきましょう。

メールが業務を圧迫する「情報洪水」

毎朝出社してパソコンを開くと、受信トレイには未読メールが100件以上。その中から重要度の高いメールを探し出し、返信すべき内容を優先的に処理するだけで午前が終わってしまう。これは多くの管理職・担当者が経験している現実です。

実際の声：

「朝の1時間はほとんどメールチェックで潰れてしまい、肝心の企画や顧客対応に時間を割けないんです」

さらに問題なのは、「参考までに」とCCされたメールや、確認不要な情報が大量に混在していることです。ノイズが多いことで、必要な情報の見落としリスクも高まります。

「To」「CC」「BCC」が生む責任の曖昧さ

メール文化に特有の課題として、宛先の区分があります。

結果として、誰が責任を持って対応するのか不明確になり、業務の進行が滞ります。特に中小企業では、担当範囲が広いため「自分の仕事かどうか判断がつかない」状況が頻発します。

社外依存とセキュリティリスク

メールは外部とのやり取りを前提としたツールです。そのため以下のようなリスクが常に存在します。

• 添付ファイルの誤送信

• 外部アカウントへの不正アクセス

• 迷惑メール・フィッシングの混入

セキュリティ事故が発生すれば、中小企業にとっては取引先からの信頼低下や契約停止に直結します。

ある経営者の言葉：

「重要な契約書を誤って別の顧客に送ってしまい、信用を失いかけた。今考えると、メールに頼るのは危険だと痛感しました」

過去メール検索のストレス

メールには検索機能がありますが、件名や送信者名で探す必要があるため、情報にたどり着くまで時間がかかります。

例：

• 「あの資料を送ったのは営業部の田中さんだったかな…？」

• 「承認済みのやり取りは3月だったか、4月だったか…」

こうした迷いが、日々の業務を圧迫します。Mattermostのようにスレッド形式で履歴を一元化できる仕組みがあれば、このストレスから解放されます。

Mattermostで実現するリアルタイム共有

メールの課題を解決するために、Mattermostは「リアルタイム性」と「情報の一元化」を実現します。これにより、意思決定スピードを高め、業務効率化を促進することが可能です。

チャット形式で情報が流れる仕組み

Mattermostはチャット形式で会話が時系列に並ぶため、必要な情報を即座に把握できます。

実際の画面イメージを想像してみてください：

このように、即座に反応が得られるので、メールのように返信を待つ必要がありません。
意思決定のスピードが数時間から数分へと短縮され、業務全体の回転が速くなります。

ファイル共有と履歴の一元管理

メールでは「最新のファイルがどれかわからない」という問題がよくあります。Mattermostでは、会話の流れの中にファイルが保存されるため混乱がありません。

このように、「探す」作業をほぼゼロにできるのが大きな強みです。

通知とメンションで「見逃さない」文化

メールでありがちな「気づかなかった」という問題も、Mattermostでは解消されます。

• @メンション機能 → 特定の相手に確実に通知

• プッシュ通知 → スマホでも即座に確認可能

例：

「@鈴木さん、この契約書の承認お願いします」
と送信すれば、鈴木さんの画面やスマホに直接通知が届きます。

「届いているはず」ではなく「必ず届く」という安心感が、業務の確実性を高めます。

外部サービスとの連携による効率化

Mattermostは多くの外部サービスと連携できます。これにより、メールで逐一送っていた情報を自動化し、作業負荷を減らせます。

• Googleカレンダー → 会議予定を自動通知

• Trello/Jira → タスク進捗をチャットで共有

• GitHub → プルリクエストや更新状況を自動通知

開発部門だけでなく、営業やバックオフィスでも、日常業務の流れをチャットに集約できる点が魅力です。

目的別チャンネル設計のコツ

Mattermostを効果的に活用するためには、チャンネル設計が欠かせません。単なるチャットではなく、情報が整理され、必要な人に必要な情報が届く仕組みを作ることが重要です。

プロジェクト単位のチャンネル運用

プロジェクトごとに専用チャンネルを設けることで、関係者全員が同じ情報を見ながら進められる環境が整います。

 [新製品開発PJ]
佐藤: 試作品の写真をアップしました！
田中: デザインチェックしました。問題ありません。

メールのように「誰に送ったか」「誰にCCしたか」を気にする必要がなく、全員が常に最新情報を把握できます。

部門別・役割別のチャンネル活用

部門単位でチャンネルを作れば、部署内のコミュニケーションが効率化されます。

こうした設計により、「情報の迷子」をなくす仕組みが構築できます。

オープンチャンネルとプライベートチャンネルの使い分け

Mattermostでは、オープンチャンネル（全員参加可）とプライベートチャンネル（招待制）を使い分けられます。

• オープン → 全社共有、ナレッジ蓄積に活用

• プライベート → 機密性の高い案件や経営層の議論に活用

これにより、透明性と機密性を両立できます。

FAQ・ナレッジ共有チャンネルの設置

「過去に同じ質問を何度も受ける」――これは多くの企業で起こる非効率です。
MattermostではFAQ専用チャンネルを設け、よくある質問や業務手順をまとめておくことで、新人教育や業務効率化に直結します。

実際のイメージ：
[FAQチャンネル]
Q: 出張申請はどうやって提出する？
A: #admin チャンネルのテンプレートを利用してください。

このように情報が蓄積されれば、「誰かに聞く」時間を削減でき、組織の学習コストが下がります。

メール削減を定着させる社内ルール

Mattermostを導入するだけでは、メール文化から完全に脱却することはできません。大切なのは、社内での利用ルールや文化を整えることです。ここでは、チャット活用を定着させるための実践的なポイントを紹介します。

「まずはチャット」が定着する文化づくり

メールに慣れた社員ほど、最初は「やっぱりメールで送っておこう」と考えてしまいます。これを防ぐには、「まずはチャット」を合言葉にした文化づくりが欠かせません。

例：

上司「この連絡、メールじゃなくてMattermostに投稿してくれる？」
部下「はい、次からは必ずチャットで送ります」

こうしたやり取りが繰り返されることで、社員の意識が自然に切り替わっていきます。

チャット利用のマナー・ルール整備

チャットは便利ですが、自由度が高いがゆえの混乱も起こり得ます。そのため、最低限のルール整備が必要です。

このようなルールを社内で共有することで、混乱を避け、効率的なコミュニケーションが可能になります。

社内全体への導入ロードマップ

Mattermostの導入は一気に全社展開するのではなく、段階的に広げていくのが成功の鍵です。

導入ステップ例：

1. 小規模なプロジェクトチームで試験導入

2. 利用マナーやルールを社内でフィードバック

3. 営業部や管理部など部門単位で展開

4. 全社展開と教育・サポートの強化

こうした流れで進めれば、**「うまくいかないからやっぱりメールに戻る」**という失敗を防げます。

経営層・管理職が率先して利用する重要性

ツールの利用が社内に浸透するかどうかは、経営層や管理職の姿勢にかかっています。

例：

社長「この件はMattermostで共有しておいてください」
部下「はい、メールではなくチャットで投稿します」

トップが率先してチャットを利用することで、社員も「これは会社として本気で進める改革だ」と認識します。結果として、メール依存からの脱却がスムーズに進むのです。

メールからの脱却に成功した企業事例

最後に、Mattermostを導入して「メール削減」に成功した企業の具体的な事例を見てみましょう。

製造業での「報連相スピード改善」事例

ある製造業の企業では、現場からの報告・連絡・相談がすべてメールで行われていました。結果として、現場の声が経営層に届くまで半日以上かかることもありました。

Mattermost導入後は、

• 現場スタッフがスマホから即時投稿

• 管理職がリアルタイムに状況を把握

• 必要な対応を即座に決定

これにより、報連相のスピードが数倍に向上しました。

IT企業での「リモートワーク適応」事例

コロナ禍でリモートワークに切り替えたIT企業では、メールによる連絡ではタイムリーな情報共有ができず、プロジェクト進行が滞る問題がありました。

Mattermostを導入した結果、

• タスク進捗をチャットで共有

• オンライン会議のログをチャンネルに残す

• メンション機能で責任者を明確化

これにより、在宅勤務でもオフィス同様のスピード感で業務が進行できるようになりました。

サービス業での「シフト調整効率化」事例

サービス業では、スタッフのシフト調整をメールで行っていたため、調整完了まで数日かかることが当たり前でした。

Mattermost導入後は、

• 「#シフト調整」チャンネルを作成

• スタッフが希望を投稿

• 管理者がその場で調整して確定

結果、わずか数分でシフト調整が完了するようになり、業務効率が劇的に改善しました。

導入効果を高めた「社内教育とサポート」

成功企業に共通するのは、単なるツール導入にとどまらず、教育・サポート体制を整えていた点です。

• 導入初期に「使い方研修」を実施

• FAQチャンネルで質問を即時解決

• 専任担当者が運用をサポート

この仕組みにより、社員が安心して利用でき、定着率が高まり、メール削減効果が最大化されました。

まとめ：Mattermostで実現する脱メール時代の働き方

メール中心の働き方は、情報洪水・責任の曖昧さ・誤送信リスク・検索の非効率といった課題を生み、業務を圧迫しています。中小企業にとってこれは大きな負担です。

一方、Mattermostを導入すれば、

• リアルタイムなコミュニケーション

• 履歴とファイルの一元管理

• メンションで確実に届く通知

• 外部サービスとのスムーズな連携

といった強みで、脱メール時代の情報共有を実現できます。加えて、社内ルールの整備や教育を組み合わせることで、導入効果はさらに高まります。

👉 次のアクション

もし「メールが多すぎて業務が回らない」「チャット導入を検討したい」と感じているなら、今が改革の好機です。

当社では、Mattermostの導入支援から運用設計、社内定着のサポートまで幅広く対応しています。自社に最適な導入方法を知りたい、活用イメージを具体的に描きたいという方は、ぜひ弊社までお気軽にご相談ください。

脱メール時代の働き方改革を、一緒に進めていきましょう。