Excel管理からの脱却：Pleasanterで実現する脱スプレッドシート改革

はじめに：Excel管理からの脱却

多くの中小企業では、顧客管理や在庫管理、社内申請など、あらゆる業務にExcelを活用しています。確かにExcelは手軽で汎用性が高く、導入コストもほとんどかかりません。しかし、業務が拡大し、関わる人数や扱うデータ量が増えてくると、Excel管理の限界が露呈してきます。

「どのファイルが最新版なのかわからない」「入力漏れや重複で数字が合わない」「担当者しか使えない複雑なマクロに依存している」——こうした声は、多くの現場から聞かれます。特に中小企業では、情報システム部門が十分に整備されていないことも多く、属人的なExcel運用がそのまま企業のリスクに直結しているケースも珍しくありません。

本記事では、こうしたExcel依存の課題を整理しつつ、それを解決する手段として注目を集めるノーコードWebデータベース「Pleasanter」をご紹介します。Excelのように直感的に使えながらも、クラウドでの共有・セキュリティ強化・業務フローの標準化を同時に実現できるのがPleasanterの大きな魅力です。

これから解説する内容は、単なる「Excelの代替ツール」という枠を超え、中小企業のDX推進を後押しする現実的な選択肢としてのPleasanter活用のヒントになります。ぜひ自社の現状と照らし合わせながら読み進めてみてください。

Excel管理の限界とリスク

まずは「なぜExcelだけに頼り続けるのが危険なのか」を整理してみましょう。Excelは非常に便利なツールですが、それはあくまで「個人利用や小規模な管理」に適しているからです。複数人が関わる中規模以上の業務に使い続けると、次のような問題が顕在化していきます。

ファイルの増加とバージョン管理の混乱

Excel管理で最も多いトラブルが「どのファイルが最新版かわからなくなる」という問題です。例えば営業チームで顧客リストをExcelで管理している場合を想像してみましょう。

• Aさんが「顧客リスト2025最新版.xlsx」を更新

• Bさんが別のパソコンで「顧客リスト_最新版_修正版.xlsx」を作成

• 共有フォルダには同じような名前のファイルが5つ以上並ぶ

結果として、「正しいデータはどれなのか？」が誰にも分からない状況が発生します。これでは意思決定のスピードも落ち、誤ったデータに基づいた判断がなされるリスクも高まります。

バージョン管理の課題を整理すると以下のようになります。

こうした課題は、人数が増えるほど顕著になり、業務効率を著しく低下させます。

入力ミス・重複データの問題

Excelは「人が手入力する」前提のツールです。そのため、入力ミスや重複登録が避けられません。例えば、同じ顧客が「株式会社A」と「㈱A」で二重に登録されると、売上集計や請求処理に大きな影響が出てしまいます。

現場担当者からはよくこんな声が聞かれます。

「数字が合わないから確認してほしいと言われても、どこに誤入力があるのか探すのに丸一日かかる…」

このように、Excelの「人間依存」は業務の正確性とスピードを奪います。

さらに、数式の設定や参照範囲のズレによる「計算エラー」も頻発します。セルの結合やコピー&ペーストの繰り返しで、知らないうちに誤った数式が残ってしまい、それをもとに経営判断を行うリスクは非常に高いのです。

セキュリティとアクセス権限の課題

Excelファイルをパスワードで保護する方法はありますが、実際には以下のようなリスクがあります。

• パスワードが簡単に破られる

• 社員間で共有され、事実上誰でも見られる状態になる

• 部署をまたいだアクセス制御ができない

たとえば「給与情報」や「顧客の個人情報」をExcelで管理している場合、アクセス権限が不十分なままファイル共有すると、情報漏洩のリスクが高まります。中小企業ではセキュリティ専門部署を持たないことも多いため、Excel依存は重大な情報セキュリティリスクになり得ます。

属人化による業務停滞

Excelにはマクロや関数を駆使した高度な運用も可能ですが、その多くは**「特定の担当者しか分からない独自ルール」**で成り立っています。

例えば、経理担当が複雑なマクロを組み、請求処理を自動化していたとします。しかしその担当者が退職・休職してしまった場合、他の社員は「どうやって処理すればいいのか分からない」という状況に陥ります。

中小企業においては、担当者不在＝業務停止を意味することも少なくありません。属人化は「効率化のつもりで導入したExcelマクロ」が、かえって事業継続リスクに転じてしまう典型的な例といえます。

Pleasanterが実現するデータ一元管理

前章で述べたように、Excelは個人レベルでは便利なものの、組織全体での利用には限界とリスクがあります。ここで有効な選択肢となるのが、Webデータベース「Pleasanter（プリザンター）」です。

Pleasanterは、Excelのように直感的に扱える操作性を持ちながら、データを一元管理できる点が大きな特長です。複数人が同時に利用でき、権限管理やセキュリティ対策も充実しているため、中小企業にとって「Excelの弱点を補いながら効率化を実現できる現実的なツール」として注目を集めています。

ここでは、Pleasanterがもたらす4つの主要なメリットを整理して解説していきましょう。

クラウドでのリアルタイム共有

PleasanterはWebブラウザから利用できるため、クラウド環境でリアルタイムにデータを共有できます。これにより「ファイルをメールで送受信する」といった非効率な運用が不要になります。

例えば営業チームで顧客情報を更新する場合でも、

• Aさんが新規顧客を登録した瞬間に

• Bさんは最新の顧客情報を確認し

• 上司はすぐに進捗状況を把握できる

というように、常に「一つの最新データ」を共有できます。

Excelとの比較表を見てみましょう。

このように、Pleasanterを導入することで「データの一元化」と「リアルタイム共有」が同時に実現します。

柔軟な権限管理とセキュリティ

Pleasanterの大きな強みの一つが、ユーザーごとに細かくアクセス権限を設定できることです。

例えば、

• 営業担当は「自分の顧客データのみ閲覧可能」

• 部長は「チーム全体のデータを編集可能」

• 経営層は「全データを参照のみ可能」

といった具合に、役割に応じた柔軟な管理が可能です。

Excelの場合は「パスワードで全員に同じ制限をかける」しかできませんでしたが、Pleasanterなら情報の重要度や機密性に応じて制御できるため、セキュリティリスクを大幅に減らせます。

特に顧客の個人情報や社員の人事情報など、取り扱いに注意が必要なデータを管理する企業にとっては非常に有効です。

検索・集計機能で業務スピード向上

Excelでは集計や分析のために関数を組み、ピボットテーブルを作成する必要があります。しかしPleasanterでは、標準機能として以下が備わっています。

• 条件を指定してデータを検索

• 期間ごとの数値を自動集計

• フィルタリングで必要な情報だけ抽出

例えば「今月新規登録された顧客」や「在庫が50以下の商品」などを簡単に抽出できるため、日常業務のスピードが大幅に向上します。

現場担当者の声としては、

「Excelでは関数やマクロを覚えなければならなかったが、Pleasanterではクリックだけで欲しいデータが出せるので助かる」

といった感想が多く聞かれます。

ローコードで自由にカスタマイズ

Pleasanterはローコードで操作できるため、システム担当者がいなくても現場社員が自分たちでレイアウトや項目を調整できます。

例えば、

• 顧客管理に「業種」という項目を追加

• 在庫管理に「発注先」カラムを新設

• 承認フローを「課長承認 → 部長承認」に設定

といった変更が、専門知識なしで可能です。

これにより、「現場が必要とする業務システムを、自分たちで作り上げていける」のがPleasanterの強みです。従来のように外注先に依頼して数週間待つ、といった無駄がなくなります。

業務別テンプレートの活用事例

Pleasanterの魅力のひとつは、豊富なテンプレートがあらかじめ用意されている点です。これにより、中小企業でも「ゼロからシステムを設計する」必要がなく、Excelからの移行をスムーズに進められます。

ここでは、実際の業務ごとにどのようにPleasanterを活用できるかを具体的に見ていきましょう。

顧客管理・営業支援

営業部門では、顧客リストや商談状況をExcelで管理しているケースが多く見られます。しかし、Excelでは以下のような課題が生じやすいのが実情です。

• 顧客名の重複や入力漏れが頻発

• 商談の進捗をチーム全体で把握できない

• データを営業担当ごとに分散管理してしまう

Pleasanterの「顧客管理テンプレート」を使えば、顧客情報を一元化し、担当者別・商談ステータス別に整理できます。

例えば、営業会議の場でこんなやり取りが可能です。

上司「今月の新規商談の件数は？」
担当者「Pleasanterでフィルタをかければ、すぐに確認できます。現在15件です。」

このように、データを即座に抽出してチーム全体で共有できるのは、Excelにはない大きな利点です。

在庫管理・発注管理

Excelで在庫を管理している企業では、在庫数のズレや誤発注が起こりやすいという問題があります。

Pleasanterの在庫管理テンプレートを活用すれば、

• 商品ごとの在庫数をリアルタイムで更新

• 閾値（例：在庫数50以下）を超えたら自動でアラート

• 発注履歴を紐づけて管理

といった仕組みを簡単に構築できます。

メリット比較表

これにより、過剰在庫や欠品のリスクを大幅に減らせます。

人事・勤怠・社内申請

勤怠管理や経費精算などをExcelで行っている場合、承認フローが属人的になり、申請書が上司の机に滞留してしまうことが多々あります。

Pleasanterでは、承認フローを簡単に設定できるため、以下のような改善が可能です。

• 勤怠申請を入力 → 上長へ自動通知

• 上長がWeb上で承認 → 人事担当が即時確認

• 社内全体で進捗状況を可視化

実際に導入した企業からは、

「経費精算の承認が1週間かかっていたのが、1日以内で完了するようになった」

という声も上がっています。スピード感のある意思決定を実現できるのは、ExcelにはないPleasanterの強みです。

プロジェクト進捗管理

Excelでプロジェクトの進捗を管理すると、ガントチャートを手作業で作成したり、進捗率を数式で算出したりと、運用が煩雑になりがちです。

Pleasanterのプロジェクト管理テンプレートを利用すれば、

• タスクごとの進捗を登録するだけでガントチャートを自動生成

• 進行中・完了・遅延タスクを一覧で把握

• チーム全員が最新状況を共有

といった仕組みをすぐに構築できます。

特に、複数部門が関わるプロジェクトでは、進捗の「見える化」によって業務停滞を防ぐ効果が大きいでしょう。

移行ステップと定着のための工夫

「ExcelからPleasanterへ移行したい」と考えても、いきなり全業務を置き換えるのは現実的ではありません。成功する企業は共通して、段階的に移行し、社内に定着させる工夫をしています。ここでは、具体的なステップとそのポイントを整理して解説します。

現状業務の棚卸しと課題整理

最初のステップは、現在Excelで管理している業務を棚卸しすることです。
「どんな業務をExcelで管理しているのか」「どの業務にトラブルや非効率が多いのか」を洗い出すことで、移行対象を明確にできます。

例えば以下のように整理するとわかりやすいです。

こうして「どの業務から移行すべきか」を優先順位づけすることで、効果的な導入計画を立てられます。

小規模導入からのスモールスタート

いきなり全社導入すると、社員の抵抗感や混乱が大きくなります。そのため、一部業務での試験導入から始めるのが理想的です。

例えば、営業部門だけで顧客管理をPleasanterに移行し、効果を確認した後に他部門へ広げる方法です。

小さな成功事例を積み重ねることで、

• 社員の信頼を得やすい

• 社内で「便利だ」という口コミが広がる

• 導入に伴うリスクを最小化できる

といったメリットがあります。

教育と社内マニュアルの整備

新しいシステムを導入すると、社員からは必ず「操作がわからない」「Excelのほうが慣れている」といった声が出てきます。

この壁を乗り越えるためには、教育とマニュアル整備が欠かせません。

• 導入時にハンズオン研修を実施

• よくある操作手順をマニュアル化

• Q&Aを社内共有

特に中小企業では、操作が簡単に見えても「慣れたExcelを手放せない社員」が一定数存在します。そこで、教育を通じて「Excelよりも便利」と感じてもらう工夫が定着のカギとなります。

既存Excelデータの取り込み

ExcelからPleasanterに移行する際に多くの企業が心配するのが「既存データをどうするか」です。

PleasanterはCSV形式でデータをインポートできるため、Excelデータをそのまま活かせるのが大きな利点です。

たとえば、以下の流れで移行できます。

1. Excelで管理していた顧客リストをCSV形式で保存

2. Pleasanterにアップロード

3. 必要なカラムを調整すれば、そのまま顧客管理DBとして利用可能

このスムーズさによって、「移行に手間がかかりすぎるのでは」という懸念を払拭できます。

導入後の改善サイクル

システム導入は「入れて終わり」ではなく、現場の声を取り入れて改善を続けることが重要です。

• 使いにくい画面は修正

• 項目の追加や削除で現場にフィットさせる

• 定期的に利用状況をレビュー

Pleasanterはノーコードで修正できるため、こうした改善サイクルを短期間で回せる点が強みです。中小企業でも「柔軟に進化するシステム運用」が実現できます。

成功企業の事例と導入効果

実際にPleasanterを導入した企業は、Excelでは解決できなかった課題を克服し、業務効率やセキュリティの面で大きな成果を上げています。ここでは、業種ごとの成功事例と導入効果を具体的にご紹介します。

中小製造業の在庫管理改革

ある製造業の企業では、部品の在庫をExcelで管理していました。しかし、工場ごとに別ファイルで管理していたため、在庫の重複や欠品が頻発。結果として、余分な発注コストや納期遅延が発生していました。

Pleasanter導入後は、在庫データをクラウドで一元管理し、各工場がリアルタイムに在庫状況を把握できるようになりました。さらに「閾値を下回ったら自動アラート」を設定することで、欠品を未然に防止。結果として、年間で在庫コストを15％削減する効果が得られました。

サービス業の顧客対応スピード向上

顧客対応をExcelで管理していたサービス業では、情報が部署ごとに分散し、問い合わせ対応に時間がかかるという課題がありました。

Pleasanterに移行したことで、顧客情報・対応履歴・契約内容を一元化。営業、サポート、経理が同じデータを参照できるようになり、顧客問い合わせへの平均対応時間が3分の1に短縮されました。顧客満足度調査のスコアも向上し、リピーター増加につながっています。

医療・福祉業界での情報共有

医療や福祉の現場では、患者データやスタッフのシフト管理をExcelで行っているケースが多く見られます。しかし、Excelでは情報共有に時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも高いのが実情です。

ある福祉施設ではPleasanterを導入し、利用者の情報・職員のシフト・ケア記録を統合管理。これにより、スタッフ間の情報共有がリアルタイム化し、ケアミスの削減や業務効率化を実現しました。特に夜勤スタッフからは「勤務交代時の引き継ぎがスムーズになった」という声が上がっています。

導入効果の数値化（ROI・工数削減）

Pleasanterを導入した企業の多くは、効果を数値で把握しています。以下は一般的な導入効果の例です。

このように、Pleasanterは単なる「便利なツール」にとどまらず、投資対効果（ROI）が明確に見えるシステムとして、多くの企業から評価されています。

まとめ：Excel管理からの脱却

Excelは手軽で身近なツールですが、組織が成長するにつれて「バージョン管理の混乱」「セキュリティリスク」「属人化」といった問題を抱えやすくなります。

Pleasanterを導入することで、

• データの一元管理とリアルタイム共有

• 柔軟な権限管理によるセキュリティ強化

• 検索・集計の効率化による業務スピード向上

• 現場主導でのノーコードカスタマイズ

といったメリットを同時に実現できます。

特に中小企業にとっては、システム投資を最小限に抑えながらDXを推進できる点で非常に有効です。

「Excel管理に限界を感じている」「業務効率化を進めたい」とお考えの方は、ぜひ一度Pleasanterの導入を検討してみてください。

👉 ご相談はお気軽に弊社までお問い合わせください。御社の現場課題に合わせた最適な導入プランをご提案いたします。