Mattermost活用術：業務フローを効率化するチャンネル設計と運用ルール

はじめに：Mattermostによる業務効率化の可能性

「メールのやり取りが多すぎて重要な情報を見落としてしまう」「チーム全体での進捗共有に時間がかかる」といった課題を抱える中小企業は少なくありません。特に、複数の部門が並行して業務を進める中では、情報の分散やコミュニケーション不足が原因で非効率なフローが生まれやすくなります。こうした課題を解決するために注目されているのが、オープンソースのビジネスチャットツール Mattermost です。

Mattermostは、高いセキュリティ性と柔軟なカスタマイズ性が特長で、社内サーバーに構築できるため機密情報を扱う企業でも安心して利用できます。本記事では、Mattermostを導入した中小企業が 「業務フローを効率化するチャンネル設計」 と 「運用ルール」 をどう整備すれば成果を出せるのかを具体的に解説します。
本記事を読むことで、以下のようなメリットを得られます。

• Mattermostの効果的なチャンネル設計のコツが分かる

• タスク管理や進捗共有を効率化するルール作りの事例が学べる

• 導入を成功させるための定着化の秘訣が理解できる

「メールや口頭連絡から卒業し、スピーディかつ効率的な業務フローを実現したい」と考えている中小企業の担当者にとって、実用的なヒントを得られる内容となっています。

Mattermostサービスページ

チャンネル設計の基本と業務効率への影響

Mattermostのチャンネルは、組織内での情報共有を効率化するための“仮想会議室”のようなものです。適切なチャンネル設計を行うことで、業務情報が整理され、誰もが必要な情報にすぐアクセスできる環境が構築されます。逆に、チャンネルが乱立したり、目的が曖昧だったりすると情報が分散し、かえって業務の非効率化を招きます。

ここでは、チャンネルの役割・設計のベストプラクティス・情報共有の効率化の工夫について詳しく解説します。

チャンネルの役割と分類方法

Mattermostのチャンネルは、業務の「情報ハブ」として重要な役割を担います。メールのように受信者ごとに情報が分断されることがなく、必要なメンバー全員が同じ情報をリアルタイムで共有できます。
効果的に活用するためには、以下の3つの分類方法を取り入れると良いでしょう。

1. プロジェクト別チャンネル

   • 例：#proj-新製品開発、#proj-展示会準備
     特定のプロジェクトに関わるメンバーのみを集めることで、関連する議論・ファイル・決定事項を1つの場所に集約できます。

2. 部門別チャンネル

   • 例：#sales、#development
     各部署で日常的な情報交換やナレッジ共有を行う場を作ることで、部門ごとの業務効率を上げられます。

3. 目的別チャンネル

   • 例：#qa（質問用）、#announcement（重要告知用）
     用途を明確化することで、チャンネルごとの情報の流れがスムーズになります。

ポイント: チャンネル名には英数字と短いキーワードを使い、誰が見ても一目で用途が分かるようにしましょう。

チャンネル設計のベストプラクティス

チャンネルを多く作りすぎると「どこに投稿すれば良いか分からない」という混乱を招きます。そのため、必要最小限のチャンネルを設計することが重要です。例えば、初期構築時は以下の4種類だけに絞るのがおすすめです。

非効率な情報共有を防ぐ工夫

メールや口頭での情報共有が残っていると、Mattermostを導入しても「結局どこを見れば良いのか分からない」という問題が生じます。
これを防ぐために、以下のルールを社内で定めましょう。

• 業務連絡はMattermostを基本とする
  （メールは外部取引先とのみ使用）

• 重要情報は必ずピン留めする
  チャンネル上部に固定することで、必要な情報が埋もれません。

• 会議の議事録や決定事項は専用チャンネルに集約
  過去の履歴を誰でも簡単に追跡できます。

こうした仕組みを整えることで、Mattermostは「情報が流れるだけのチャット」から「業務基盤」として機能するようになります。

タスク管理・情報共有に強い運用ルール例

Mattermostを活用する上で、タスク管理や情報共有を効率化するための運用ルールを整えることは欠かせません。
例えば、「誰がどのタスクを担当しているのか」「進捗状況はどうなっているのか」を、チャットの流れの中でスムーズに把握できれば、メールやスプレッドシートを行き来する手間を大幅に削減できます。

以下では、ピン留め・ハッシュタグの活用法、自動化機能、検索性の向上策について解説します。

タスク管理に役立つピン留め・ハッシュタグ機能

Mattermostの「ピン留め」機能は、タスク管理に非常に便利です。例えば、会議で決まったアクションアイテムをチャンネルに投稿し、それをピン留めしておけば、後から見返す際に探しやすくなります。
また、タスクごとに「#タスク名」や「#優先度高」などのハッシュタグを付けて投稿することで、検索機能を活用して関連メッセージを一括で抽出できます。

具体的な利用例：

• 投稿例: 「#優先度高 8月展示会のブースデザイン案、8/5までにレビューお願いします」

• 検索例: 「#優先度高」で検索すれば、すぐに優先タスクを把握可能。

メリット：

• 情報が流れない：重要メッセージをピン留めで固定

• 進捗確認が簡単：ハッシュタグでタスクを分類

• 可視化が進む：タスク一覧がチャット上で把握可能

定期報告や進捗管理の自動化

Mattermostにはボットやリマインダー機能が搭載されており、定期的な報告や進捗確認を自動化できます。これにより、担当者が毎回手動でリマインドする必要がなくなり、業務効率が向上します。

具体的な活用例：

• 毎週月曜朝に進捗報告を促すボット
  例：/remind @チーム "週次進捗報告をお願いします" every Monday 9:00

• 期限前のリマインダー設定
  タスクの締め切り2日前に通知を自動送信し、タスク漏れを防ぐ。

メリット：

• 人的な確認作業が減り、担当者の負担が軽減

• 進捗状況をチーム全員がリアルタイムで把握可能

• 会議やチャットでの「催促」が不要になり、円滑な業務フローを実現

ポイント: 自動化する際は、必要以上に通知を多くせず、適切な頻度とタイミングを見極めることが重要です。

ファイル共有・検索性を高める工夫

Mattermostにはファイル共有機能が備わっていますが、無計画にファイルをアップロードすると、必要な資料が埋もれやすくなります。効率的に運用するためには、タグ付けや命名規則の統一が欠かせません。

具体的な運用ルール例：

• ファイル名に「日付」「プロジェクト名」「版数」を入れる
  例：2025-07-展示会パンフ-v2.pdf

• 重要ファイルはチャンネルのピン留めに固定

• Google DriveやDropboxと連携し、最新ファイルを常に同期

さらに、Mattermostの検索機能をフル活用するためには、投稿時に適切なキーワードやハッシュタグを使うことが効果的です。
「#会議資料」「#議事録」などのタグを付ければ、過去資料を一発で見つけられます。

社内文化に合わせたカスタマイズ事例

Mattermostはオープンソースであるため、カスタマイズ性が非常に高いのが特徴です。中小企業の現場では、社内文化や業務フローに合わせた柔軟な設定が導入成功の鍵となります。

ここでは、部門ごとの通知設定、絵文字リアクションの活用、外部ツール連携といった事例を紹介します。

部門別の使い方とカスタム通知設定

部署ごとに異なる業務スタイルがあるため、Mattermostの通知設定も部門ごとに最適化することが重要です。
例えば、営業部門では即時の顧客情報共有が必要なため、スマホ通知を強めに設定します。一方、開発部門は集中作業が多いため、特定チャンネルの通知だけを受け取るカスタマイズが有効です。

通知設定の例：

• 営業チーム：すべてのメッセージ通知ON（モバイルプッシュ）

• 開発チーム：@メンション・キーワード通知のみ

• 管理部門：日次・週次レポートをまとめて通知

絵文字リアクションやワークフローの統一

Mattermostでは絵文字リアクションを使うことで、コミュニケーションのレスポンスが迅速になります。
例えば、「👍＝承認」「👀＝確認済」といった社内ルールを決めておくと、いちいち文章で返信しなくても意思疎通が可能です。

メリット：

• 確認・承認の手間が減る

• メッセージがシンプルになり、可読性向上

• チームの一体感が生まれる

外部連携ツールの活用例

Mattermostは、GitHub、Jira、Google Drive、Zoomなど、さまざまな外部サービスと連携できます。これにより、チャット内でほぼ全ての業務を完結させることが可能です。

例：

• GitHubとの連携：プルリクエストやコミット情報を自動通知

• Google Drive連携：ファイル更新情報をリアルタイム共有

• Zoom連携：チャットからワンクリックでオンライン会議を開始

定着化を進めるための活用Tips

Mattermostを導入しただけでは、すぐに現場の業務が改善されるわけではありません。多くの中小企業が直面する課題は、「せっかく導入したツールが活用されず、結局元のやり方に戻ってしまう」という状況です。そこで重要になるのが、社内での定着化を促進するための工夫や仕組みづくりです。

以下では、マニュアル整備、小さな成功事例の共有、定期的な見直しの3つのポイントを解説します。

社内マニュアル・利用ルールの整備

Mattermostはシンプルで直感的な操作が可能ですが、導入初期の段階では「どこに投稿すればいいのか」「通知設定はどうするのか」といった初歩的な疑問が頻出します。これを防ぐために、社内向けマニュアルや利用ルールを事前に用意しておくことが大切です。

具体的なマニュアル例：

• チャンネル一覧と用途説明
  「#generalは全社告知用」「#proj-〇〇は開発関連」などのルール明記

• 投稿マナーや記載フォーマット
  「要件は簡潔に」「議題・期限を明確に」など

• 通知設定のガイド
  初期設定から自分に合った通知に変更する手順

さらに、操作画面のスクリーンショットを添えることで、初心者にも理解しやすいマニュアルを作成できます。

小さな成功体験を共有する

ツールの定着には、現場でのポジティブな体験の共有が不可欠です。例えば、「会議時間が30分短縮できた」「タスク漏れがゼロになった」といった小さな成果を、チャンネルや社内報で発信しましょう。

具体的な共有方法：

• 月次で成功事例を発表する会を開催

• 社内チャットで「成功体験」専用チャンネルを作成

• 現場の声を経営層に報告し、社内で表彰

こうした取り組みにより、「このツールを使えば業務が楽になる」という意識が浸透し、積極的な利用が進みます。

定期的な運用見直し

導入直後に設定したチャンネル構造やルールも、半年〜1年経つと現場の業務フローに合わなくなることがあります。そこで、半年に1回の運用レビューを行うことをおすすめします。

見直しの観点：

• 使用されていないチャンネルは削除・統合

• 新たなプロジェクトに合わせたチャンネル追加

• 通知設定やルールが現場にフィットしているかの確認

定期的な見直しを行うことで、Mattermostの運用が現場に最適化され続ける状態を維持できます。

まとめ：Mattermost活用で業務効率を最大化

本記事では、Mattermostを活用して業務フローを効率化するための チャンネル設計と運用ルールのポイント を解説しました。
特に、

• プロジェクト・部門・目的別のチャンネル設計

• ピン留め・ハッシュタグ・自動化機能を活用した運用ルール

• 社内文化に合わせたカスタマイズと定着化の工夫

といった要素を取り入れることで、メール中心の非効率な業務スタイルから脱却し、よりスピーディで透明性の高い情報共有が実現できます。

次のアクションとして、まずは小規模なプロジェクトからMattermostを試し、効果を確認した上で全社展開することをおすすめします。もし導入やカスタマイズに不安がある場合は、当社への問い合わせや相談フォームからお気軽にご相談ください。

Mattermostを最大限に活用し、業務効率を飛躍的に向上させましょう。