Pleasanter活用術：社内業務を「見える化」して生産性アップ！5つのテンプレート活用事例と作成法

はじめに：業務の「見える化」で始める生産性向上の第一歩

業務の属人化や情報の分断、進捗の見えにくさに悩んでいませんか？中小企業にとって「業務の見える化」は、生産性向上と働き方改革の第一歩です。そんな課題解決に貢献するのが、国産のノーコード／ローコード業務改善ツール「Pleasanter（プリザンター）」です。

Pleasanterは、プログラミング知識がなくても業務に合わせたテンプレートを活用・カスタマイズでき、スピーディに業務改善を実現できる点が魅力です。今回のブログでは、Pleasanterを活用した「業務の見える化」テンプレート※の活用事例を5つご紹介します。各テンプレートがどのような業務課題を解決し、どのように使うことで効果を発揮するのか、実際の導入ポイントや成功事例も交えて解説します。

社内の業務効率化、働き方改革、顧客対応の質向上など、多岐にわたる業務にPleasanterがどのように貢献するかを知ることで、貴社でもすぐに取り入れられる活用法が見えてくるはずです。

Pleasanterのページ

【社内業務効率化の第一歩】業務日報と工数管理テンプレートの活用法

業務改善の最初の一歩は、「今、誰が、何に、どのくらいの時間を使っているのか」を正確に把握することです。業務日報と工数管理は、属人的な作業を可視化し、組織全体の効率化を進めるための強力なツールです。Pleasanterのテンプレートを活用すれば、従業員の負担を最小限にしながら、正確な業務データの蓄積が可能になります。

業務日報テンプレートで作業状況をリアルタイムに把握

Pleasanterの業務日報テンプレートは、以下のような構成になっており、入力の手間をかけずに現場の状況を可視化できます。

工数管理テンプレートで作業時間の適正化を図る

日報だけでなく、プロジェクト単位や業務単位での「工数管理」も重要です。Pleasanterでは、工数入力と集計がセットになったテンプレートが提供されており、部署別・業務別の時間配分を見える化できます。

プロジェクト名	作業分類	担当者	時間（h）	備考
新製品開発	仕様書作成	鈴木	3.5	初稿作成中
顧客対応	見積作成	田中	2	急ぎ対応案件

このテンプレートによって、

• 「誰が、どの業務に、どれだけ時間を使っているか」を可視化

• 業務の偏りや過重労働を発見しやすくなる

• 働き方改革に向けた客観的データとして活用可能

といった、時間管理と労務改善に大きな効果を発揮します。

テンプレートを使った業務分析で改善ポイントを洗い出す

蓄積された日報・工数データを集計・可視化することで、「改善すべきポイント」が自然と見えてきます。Pleasanterではグラフやダッシュボードも設定できるため、以下のような分析が容易に可能です。

【業務カテゴリ別の時間配分（例）】

業務カテゴリ	割合	備考（傾向や対策）
顧客対応	35%	クレーム対応や問合せ対応で時間を多く消費。効率化ツールの導入が効果的。
書類作成	25%	定型文書が多いため、テンプレート化・自動化の余地あり。
社内会議	15%	目的が曖昧な会議が多く、事前アジェンダと時間管理が求められる。
雑務・その他	25%	情報収集やメール確認、ファイル整理など。タスク分類と優先度見直しが有効。

• 担当者ごとの月間業務時間比較

• 業務カテゴリ別の時間配分

• 業務別の生産性（例：工数対成果）

このような可視化により、非効率な業務や時間の使い方を発見しやすくなり、業務改善策の根拠となります。

導入時の注意点と成功事例の紹介

導入時には以下の点に注意することで、スムーズな定着が図れます。

導入時のポイント：

• 日報入力の項目を増やしすぎない（入力負担を軽減）

• 分析しやすいカテゴリや分類をあらかじめ設定

• 初期段階では一部部署からスモールスタート

【成功事例：A社の取り組み】

企業名	業種	課題	導入効果
A社	ITサービス	工数管理が手作業で非効率	導入後1ヶ月で業務の偏りを発見し、週次の工数ミーティングを実施。残業時間が月30%削減。

【問い合わせ対応の効率化】問い合わせ／対応管理テンプレートで顧客満足度を向上

顧客からの問い合わせ対応は、企業の信頼を左右する重要な業務です。しかし、現場では「対応漏れが起きる」「誰が対応中かわからない」「履歴が残っておらず二重対応してしまう」など、多くの課題を抱えがちです。特に中小企業では、限られた人員で迅速かつ的確な対応を求められるため、業務の属人化や情報の分散は大きなリスクになります。

Pleasanterの「問い合わせ／対応管理テンプレート」は、こうした課題に対し、情報の一元管理・対応履歴の可視化・フローの標準化を通じて、業務の質とスピードを飛躍的に向上させます。入力項目やステータス管理も自由にカスタマイズできるため、さまざまな業種・業態に柔軟に対応可能です。

この章では、具体的にテンプレートを活用することで得られるメリットや導入のポイント、さらには実際の企業事例を交えて、Pleasanterによる問い合わせ対応の効率化の全体像を詳しく解説します。

問い合わせ内容の一元管理で漏れを防止

問い合わせ対応において最も避けたいのが、「対応漏れ」や「対応の重複」です。顧客にとっては1回の問い合わせでも、社内では担当者ごとに対応状況がバラバラで、誰がどこまで対応したかが分からないというケースは少なくありません。こうした状況が続くと、顧客満足度の低下だけでなく、企業の信頼損失にもつながります。

Pleasanterの「問い合わせ管理テンプレート」を活用すれば、すべての問い合わせを一元的に管理できます。以下のようなフォーム項目を設定することで、誰が見ても状況がすぐに分かる「共有可能な問い合わせ台帳」が自動的に構築されます。

項目名	内容例
問い合わせ日時	自動入力（登録時刻）
顧客名／企業名	顧客データと連携、または自由記述
問い合わせ内容	自由記述（カテゴリ選択と組み合わせも可）
担当者	選択式 or 自動割り当て
ステータス	未対応／対応中／対応完了／保留など
優先度	高／中／低
添付ファイル	問合せ資料やキャプチャ画像などの添付が可能

このテンプレートをベースにすれば、問い合わせ内容が部署や担当者の中で埋もれることがなくなります。たとえば、新着の問い合わせは必ず「未対応」ステータスで登録され、完了した場合には「対応完了」に更新されるといったシンプルなワークフローを設定するだけで、業務の抜け漏れは大幅に削減されます。

さらに、管理者がダッシュボード上で「今、何件の問い合わせが未対応か」「対応までにかかった平均時間はどのくらいか」などをリアルタイムに確認できるため、現場の混雑状況や対応品質のボトルネックを見える化することが可能です。

このように、Pleasanterによる問い合わせ情報の一元管理は、単なる情報集約ではなく、対応の正確性・迅速性・透明性を高める“業務改革”の第一歩になります。

対応履歴の可視化で担当者の負荷分散を実現

問い合わせ業務でよくある課題のひとつが、「特定の担当者に負荷が集中すること」です。経験値やスキルに依存して問い合わせ対応が偏ると、リスクヘッジができず、担当者不在時に業務が滞る原因にもなります。また、担当者ごとの進捗状況が見えにくいと、対応の抜け漏れや遅延が発生しやすくなります。

Pleasanterの問い合わせ管理テンプレートでは、各対応の履歴や進捗をリアルタイムで可視化できます。以下のような画面・機能を通じて、誰がどの問い合わせをどこまで対応しているかが一目で分かります。

可視化項目	内容例
対応履歴タイムライン	対応メモやコメントを時系列で記録・表示
ステータス別件数表示	「未対応：5件」「対応中：3件」など
担当者別対応件数	日別・週別に担当件数を自動集計
期日順ソート・アラート	締切が近い案件は色付きで表示

こうした仕組みによって、管理者は「特定の担当者に業務が偏っている」「ある問い合わせが長期間未処理になっている」といった状態を即座に把握し、対応の割り振りを最適化することができます。

また、履歴の蓄積により「この顧客には過去にどのような対応をしたか」「似たトラブルがいつどこで発生したか」といったナレッジ共有も促進され、属人化の防止にもつながります。

実際にPleasanterを導入したある中小製造業では、全問い合わせをチームで“見える化”し、対応履歴を元に担当者が互いに補完し合う体制を構築。結果として問い合わせ対応スピードが30%以上向上し、月末の残業も削減されたという事例があります。

負荷分散の実現は、単なる業務効率化にとどまらず、現場メンバーの心理的負担の軽減や顧客満足度の向上にも直結します。Pleasanterの履歴可視化機能を活用することで、組織全体が“見える”チームワークを築くことができます。

テンプレートで迅速な対応フローを標準化

問い合わせ対応において「スピード」は顧客満足度を左右する重要な要素です。しかし、実際には対応の手順やフローが属人化していたり、判断基準が明確でなかったりすることで、対応の遅延やミスが発生しやすくなります。特に「よくある質問」への対応や、「同じようなトラブル」が繰り返し発生するような現場では、対応の標準化と仕組み化が業務効率化の鍵となります。

Pleasanterの問い合わせテンプレートは、こうした課題に対して「対応フローの標準化」を支援します。以下のように、事前に入力項目やステータス、通知設定を整えておくことで、誰が使っても同じ手順で対応が進むように設計できます。

▼ 標準化された対応フローの例

ステータス	対応内容	備考（自動化要素など）
未対応	問い合わせ登録時に自動設定	登録時にアラート通知を送信可能
対応中	担当者が引き取り、対応作業を開始	対応者変更やメモ入力が可能
確認待ち	顧客へ返信後、返答待ちの状態	一定日数返信がない場合に自動通知も可
対応完了	顧客から完了確認 or 自動的に完了	履歴に残り、ナレッジとして蓄積可能
クローズ	完了後にアーカイブとして保持	全データを検索・レポートに活用可能

このようにステータスを明確にし、それぞれの段階でやるべきことを定義することで、対応の属人化を防ぎ、「誰でも同じ品質の対応」が実現できます。

さらに、よくある問い合わせに対しては「対応テンプレート（定型文）」を用意しておけば、内容を一から考える手間が省け、迅速に対応できます。たとえば「納期確認」「パスワードリセット依頼」「請求書再発行」などの定型業務は、テンプレートでの一括処理が非常に効果的です。

▼ よくある問い合わせ × 回答テンプレートの一例 

このようなフローやテンプレートを事前に整備することで、対応スピードが向上するだけでなく、対応品質のバラツキも抑えられます。結果として**「早い・正確・丁寧」な対応体制が構築でき、顧客満足度の向上へと直結します

問い合わせ管理の改善ポイントと成功事例

問い合わせ管理テンプレートを導入するだけでなく、「継続的に改善する視点」を持つことで、より高い業務効率化と顧客満足度向上が期待できます。ここでは、Pleasanter導入によって問い合わせ業務を改善した企業の成功事例と、改善時に着目すべきポイントをご紹介します。

▼ 改善ポイント一覧

改善ポイント	内容
フィールドの最適化	入力項目が多すぎると運用が煩雑に。必要最低限に設計。
ステータス管理の見直し	ステータスが曖昧だと進捗が不透明に。段階ごとに明確化。
通知・リマインド設定	対応漏れ防止のため、自動通知ルールを定期的に検証・更新。
ナレッジの活用と再利用	回答履歴から定型文を整備。FAQや対応マニュアルに展開。
管理者による定期レビュー	月次で対応件数・対応時間などをレポート化し改善点を把握。

これらの観点でテンプレートや運用方法をブラッシュアップすることで、継続的な改善サイクル（PDCA）が機能し、問い合わせ対応の質が安定します。

▼ 成功事例：IT機器販売会社A社のケース

• 背景：1日あたり50件以上の問い合わせがあり、Excelでの管理では対応漏れが多発していた。

• 導入内容：Pleasanterの問い合わせ管理テンプレートを導入し、ステータス管理・自動通知・定型文機能を活用。

• 改善結果：

  • 対応漏れ：月平均8件 → 0件に削減

  • 平均対応時間：3.4日 → 1.2日に短縮

  • 顧客アンケートでの満足度：78% → 93%に上昇

A社では、毎月1回の「問い合わせレビュー会議」を開催し、対応フローや定型文の見直しを実施。こうした継続的改善によって、顧客からの「対応が早くて丁寧になった」という声が増加し、リピーター率も向上しました。

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このように、テンプレートを導入しただけで満足するのではなく、「どこを改善すべきか」という視点で運用を見直すことが重要です。Pleasanterはその柔軟な構成によって、こうしたPDCAサイクルを支えるプラットフォームとして非常に優れています。

【契約・申請業務をスムーズに】契約管理と申請業務テンプレートの活用メリット

企業活動において、契約書管理や各種申請業務は避けて通れない業務の一つです。しかし、紙ベースの運用やExcelファイルによる管理では、更新漏れ・承認遅延・文書の散逸などの問題が発生しやすく、業務効率やリスク管理の観点で大きな課題となります。Pleasanterの契約管理・申請テンプレートを活用することで、これらの煩雑な手続きを「可視化」し、スムーズかつ確実に処理できる仕組みを整えることが可能です。本章では、契約・申請に関する業務改善を実現する具体的な活用法を解説していきます。

契約書の管理を一元化してリスクを低減

契約書類をバラバラの場所で管理していたり、担当者ごとに保管形式が異なっている場合、重要な契約の更新漏れや期限切れによるトラブルが発生しやすくなります。特に中小企業では法務部門が専任でない場合も多く、属人化が進むとリスクが高まります。Pleasanterでは、契約管理テンプレートを活用することで、以下のような一元的な管理体制を構築できます。

▼ 契約書管理の主な機能と効果

管理項目	内容例	効果
契約書の登録	契約名、相手先、契約開始日／終了日、PDF添付など	契約情報の一元化
ステータス管理	有効／期限切れ／更新予定など	リアルタイムで有効性を把握可能
通知・アラート	更新予定日の○日前にアラート通知	更新漏れの防止
担当者設定・履歴管理	誰が登録／更新したかの履歴を記録	トレーサビリティの確保

▼ 導入効果のイメージ（ある建設会社B社の事例）

• 管理契約件数：150件超 → 全件をPleasanterで一元化

• 契約更新漏れ：年5件以上 → 0件に削減

• 契約更新前のアラート通知で、3ヶ月前から更新準備が可能に

• 各部署でのExcel台帳廃止により、年間80時間以上の工数削減を実現

Pleasanterの契約管理テンプレートは、PDFなどの契約書類ファイルも直接添付できるため、**「検索して見つけられない」「誰がどこに保存しているかわからない」**といった属人的な問題を解消できます。中長期的には、コンプライアンス強化にもつながるため、ぜひ早期導入を検討すべき領域です。

申請フローの見える化で承認遅延を解消

経費精算や出張申請、稟議などの社内申請業務は、多くの企業で「紙ベース」「メールでのやり取り」「承認者の不在による遅延」などが課題となっています。申請フローがブラックボックス化すると、どこで止まっているのか分からず、処理スピードが低下し、最終的には現場のモチベーション低下にもつながります。

Pleasanterでは、申請業務に特化したテンプレートを活用することで、承認フロー全体を可視化し、各ステップの進捗をリアルタイムで確認できるようになります。

▼ 申請管理テンプレートで実現できるフロー可視化の例 

テンプレートには「現在の承認ステータス」や「承認にかかった日数」などのフィールドを設けることで、どこでボトルネックが発生しているかを定量的に把握することが可能です。さらに、以下のような通知機能も活用できます。

• 承認待ちが2日経過した場合、自動リマインド通知を送信

• 差戻し時には、申請者に修正指示とコメントを自動送信

• 申請完了後は、履歴としてPDF出力または印刷用フォーマット生成も可能

▼ 導入効果の事例（食品製造業C社）

• 月間200件の申請処理をすべてPleasanterに移行

• 平均承認処理日数：4.5日 → 1.2日に短縮

• 申請フローの属人化を排除し、内部統制を強化

このように、テンプレートによる可視化と通知機能を組み合わせることで、「誰が、いつ、どのような対応をすべきか」が明確になります。結果として、承認スピードの向上・ストレスの軽減・内部統制の強化という複数の効果を同時に得られるのです。

自動通知機能で対応漏れを防ぐ仕組みづくり

申請や契約の業務において、「確認を忘れていた」「承認の依頼メールを見逃した」「更新日を過ぎてしまった」といった人的なミスや確認漏れは、日常的に発生しやすい課題です。こうしたトラブルの多くは、「人が覚えておく」ことに頼る体制から生じています。

Pleasanterでは、各テンプレートに対して**「条件付きの自動通知」**を柔軟に設定できるため、担当者に依存しない業務運用を可能にします。設定はノーコードで行えるため、IT部門に頼らずに現場主導で改善できるのも大きな利点です。

▼ 自動通知の主な活用例 

これらの通知は、メール・画面上のアラート・ダッシュボードのハイライト表示など複数の方法で通知されるため、見落としのリスクも大幅に軽減できます。さらに、通知の履歴も記録されるため、**「誰に、いつ、どのような通知を行ったか」**を後から確認可能です。

▼ 実際の業務改善イメージ（医療法人Dグループの例）

• 契約更新の通知設定：30日前と7日前の2段階通知

• 承認処理が3日滞留した場合、自動で部門長にリマインド

• 自動通知の導入により、「うっかりミス」がゼロに

• 過去通知ログにより、監査対応もスムーズに

このように、Pleasanterの自動通知機能は、「覚えておく」「確認する」といった属人的な作業を減らし、“仕組みで防ぐ”漏れ対策を実現します。情報の流れをシステム側でコントロールできるようになれば、現場のストレスも軽減され、生産性向上にも大きく寄与します。

導入による業務効率化効果と成功企業の事例紹介

どれほど優れたツールであっても、導入後の「効果」が不明では採用に踏み切れません。ここでは、Pleasanterの申請・契約管理テンプレートを活用した企業の実例と、業務効率化に寄与した具体的な効果を紹介します。中小企業から大手まで、さまざまな業種・規模での活用実績がありますが、共通して以下のようなメリットが見られました。

▼ Pleasanter導入による業務効率の改善結果（平均値ベース） 

効果項目	改善前（平均）	改善後（平均）	効果の概要
申請処理にかかる平均時間	約2〜3営業日	即日〜1営業日	ペーパーレス＋通知機能で処理スピード大幅改善
承認漏れ・確認ミスの件数	月平均5〜10件	月1件未満	自動通知と可視化によりヒューマンエラーを抑制
契約書更新の対応漏れ	年間10件以上	年間1〜2件に激減	有効期限アラート機能で対応抜けを防止
管理工数（Excel等含む）	月10〜15時間	月2〜3時間	情報の一元管理により検索・報告業務の手間を軽減

▼ 成功企業の導入事例

事例①：ITサービス企業（従業員数80名）

• 【課題】申請・承認が紙ベースで、出社しないと処理できず、テレワーク時に業務が滞っていた。

• 【導入効果】申請フローをPleasanter上に移行。申請〜承認までを完全Web化し、テレワーク環境でもスムーズな運用が可能に。

• 【成果】稟議書・経費申請・契約書の処理時間が約60％短縮。業務全体のペーパーレス化も推進。

事例②：食品製造業（従業員数200名）

• 【課題】契約書の期限管理が属人的で、更新漏れや記録ミスが多数発生していた。

• 【導入効果】契約管理テンプレートを使って「有効期限」と「更新通知」を一元化。

• 【成果】年10件以上あった契約トラブルがほぼゼロに。監査対応の資料作成時間も半分に短縮。

事例③：建設系中小企業（従業員数50名）

• 【課題】申請フローが部署ごとにバラバラで、ルールの不明瞭さがトラブルの原因に。

• 【導入効果】共通テンプレートでワークフローを統一し、処理ルールを全社で明文化。

• 【成果】社員の混乱がなくなり、問い合わせ件数が3割以上削減。新人教育コストも低減。

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Pleasanterの導入により、企業ごとの課題に応じた「具体的な効果」が得られていることが分かります。テンプレート活用により仕組みそのものを標準化・見える化することで、再現性の高い業務改善が実現されているのです。

【プロジェクト管理の決定版】プロジェクト進行をリアルタイムに把握するテンプレート活用法

プロジェクト管理は、業務全体の進捗、担当者の役割、納期の達成など、あらゆるビジネス活動の中核を担う重要な業務です。しかし、現場では「進捗状況が見えない」「タスクの抜け漏れが発生する」「関係者間の情報共有がうまくいかない」など、多くの課題が発生します。特に複数プロジェクトが並行する現場では、状況の可視化と情報の一元管理が業務成功のカギを握ります。

Pleasanterには、プロジェクトの進行状況・タスクの状態・KPIの達成度などをリアルタイムで把握できるテンプレートが標準で用意されています。さらに、コメント機能やファイル添付、ステータス管理などの機能を活用することで、チーム内の連携もスムーズに図れます。

この章では、プロジェクト管理テンプレートを活用することで得られる主な効果と、実際の運用ポイント、そして成功事例を交えながら、Pleasanterがどのようにプロジェクトの可視化と効率化を実現するかを解説していきます。

タスクの進捗管理で遅延リスクを早期発見

プロジェクトの遅延は、多くの場合「今どこまで進んでいるのかが見えていない」「誰がどの作業をしているのか分からない」といった、タスク管理の不透明さから生じます。特に中小企業においては、プロジェクトマネージャーが複数案件を兼任しているケースも多く、属人的な管理に頼っていると進捗の把握が困難になります。

Pleasanterのプロジェクト管理テンプレートでは、各タスクに「担当者」「ステータス」「進捗率」「期日」などの項目を設定することができます。これにより、プロジェクト全体のタスク進行状況をひと目で把握でき、遅れが発生しているタスクを即座に特定することが可能です。

以下のように、タスクの状態を一覧で管理することで、ボトルネックの可視化や早期対応が実現します。

タスク名	担当者	ステータス	進捗率	期日	備考
設計レビュー	佐藤	対応中	80%	6/20	承認待ち
プログラム開発	鈴木	未着手	0%	6/25
単体テスト	田中	対応中	50%	6/28	テスト環境構築中
ドキュメント作成	山田	完了	100%	6/15

さらに、タスクに「完了予定日」や「優先度」などを付け加えることで、進捗の傾向やプロジェクト全体の健康状態を把握するダッシュボード的な活用も可能です。グラフ表示やガントチャートといったビジュアル表現も、管理者や関係者への報告・共有の場面で有効に機能します。

タスク管理の見える化によって、遅延の芽を早期に発見し、チーム全体で素早く対処する体制が整い、結果的にプロジェクトの成功率が飛躍的に向上します。

メンバー間のコミュニケーション促進と情報共有

Pleasanterの最大の魅力の一つは、単なるタスク管理ツールにとどまらず、業務に直結した「情報共有の場」を同じ画面で提供することです。コメント機能やファイル添付を活用することで、プロジェクトメンバー同士がリアルタイムにコミュニケーションをとりやすくなり、作業内容や課題を即座に共有できます。

コメント機能の活用術

• 課題ごとに議論を集約
  各タスクや課題に直接コメントを残せるため、メールやチャットでの断片的なやり取りを減らし、情報が散逸しにくい。

• メンション機能で担当者に通知
  特定のメンバーをメンションすることで、関係者への即時通知が可能。対応漏れや見落としを防ぐ。

• 過去の議論履歴が自動保存
  コメントは時系列で残り、いつでも過去の議論内容を参照可能。新人教育や振り返りにも活用できる。

ファイル添付の活用術

• 関連資料をタスクに直接添付
  仕様書、図面、参考資料など、プロジェクトに必要なファイルをタスク単位で保存。探す手間を大幅削減。

• バージョン管理と更新履歴の確認
  ファイルの差し替え履歴も管理できるため、最新情報の共有と誤ったファイル利用を防止。

• 多様なファイル形式に対応
  PDF、Excel、画像など多種多様なファイルを取り扱えるため、業務の幅広いニーズに対応可能。

具体的な効果

効果項目	詳細説明
情報共有の透明性向上	全員が同じ情報を同じタイミングで共有し、認識ズレを減少。
コミュニケーションコスト削減	チャットやメールの往復回数を減らし、迅速な意思決定を促進。
ナレッジ蓄積	議論や資料が蓄積され、新メンバーへの引き継ぎや業務改善に活用可能。

このようにPleasanterのコメント機能とファイル添付を活用することで、プロジェクトのコミュニケーションが格段に効率化し、情報の抜け漏れを防ぎつつ業務を加速させることができます。

KPIやマイルストーン管理で目標達成を支援

プロジェクトを成功に導くためには、単にタスクをこなすだけでなく、重要な指標（KPI）やマイルストーンを明確に設定し、進捗を定量的に把握することが欠かせません。Pleasanterはこれらを一元管理できるダッシュボード機能を備えており、リアルタイムのデータをビジュアルに表示。プロジェクト全体の状況を直感的に把握しやすく、目標達成に向けて軌道修正を迅速に行えます。

KPI・マイルストーン管理のポイント

機能	内容	効果
定量データのダッシュボード	タスク進捗率、完了件数、残作業時間、コストなどを一画面で可視化	状況把握の迅速化と問題箇所の早期発見
マイルストーン設定	プロジェクト内の重要な節目を設定し、達成状況を管理	プロジェクト全体の進捗把握と遅延リスクの軽減
アラート・通知機能	KPI達成状況やマイルストーンの期日が近づいた際に通知	メンバーの意識向上と対応漏れの防止

ダッシュボードで進捗を「見える化」

PleasanterのダッシュボードはグラフやチャートでKPIの数値を視覚的に表示。以下のようなカスタマイズが可能です。

• 進捗率の円グラフ：全体に対する完了タスクの割合を一目で確認。

• 残作業時間の棒グラフ：タスクごとの負荷状況を把握。

• コスト管理表：予算と実績の差異を管理。

これにより、マネージャーは問題のある部分を即座に見つけて対策を打つことができ、チームメンバーも自分の役割を明確に理解しやすくなります。

KPIとマイルストーンの連携で効果的な運用を

KPIは日々の業務の進捗を示し、マイルストーンは長期的なプロジェクト目標を示す指標です。Pleasanterではこれらを連動させ、例えば「第1フェーズ完了」というマイルストーンに向けたKPI達成状況をリアルタイムで管理可能。遅れが発生すれば即時に関係者に通知される仕組みで、問題の早期発見・解決を促します。

成功事例に学ぶプロジェクト管理のポイント

プロジェクト管理の理論だけでなく、実際にPleasanterを活用して成果をあげた企業の成功事例から学ぶことは非常に有効です。具体的な運用ノウハウや工夫点を把握することで、自社のプロジェクト管理における課題解決や効率化に役立ちます。

成功事例の共通ポイント

項目	内容	効果
明確な役割分担	メンバーの担当タスクと責任を明確化	業務の抜け漏れ防止と責任感の向上
定期的な進捗確認	定例ミーティングでダッシュボードを活用	状況共有がスムーズになり、問題発見が早期化
コミュニケーションの活性化	コメント機能で随時フィードバックを実施	誤解や遅延の削減、チームワークの強化
テンプレートの柔軟なカスタマイズ	業務に即したテンプレートを作成し継続的に改善	業務フローへの適合と運用の定着

事例1：IT企業A社

• 課題：プロジェクトのタスク進捗管理がバラバラで、遅延や情報伝達ミスが頻発。

• 対策：Pleasanterで共通テンプレートを導入し、進捗管理の見える化とコメント機能を活用した密な情報共有を実施。

• 結果：遅延の早期発見率が30%向上、メンバーの報告工数を25%削減。

事例2：製造業B社

• 課題：複数部署間での連携不足による仕様変更の伝達ミスが多発。

• 対策：Pleasanterのファイル添付機能で設計資料や仕様書を一元管理し、メンバー間のコメントで迅速な確認と承認を実施。

• 結果：情報の齟齬が大幅に減り、再作業率が20%低減。

【業務に最適化したテンプレートを自作】オリジナルテンプレート作成のステップとコツ

企業ごとに業務内容やフローは異なります。そのため、汎用テンプレートだけでは対応しきれない課題も多く、Pleasanterの柔軟なカスタマイズ機能を活用し、自社に最適化したオリジナルテンプレートを作成することが効果的です。本章では、オリジナルテンプレートの作成に必要なステップと注意点、成功事例を解説します。

ニーズ分析から始めるテンプレート設計

自社の業務フローや課題を正確に把握し、それに基づいたテンプレート設計が不可欠です。関係部署や現場担当者とのヒアリングを通じて、どのような機能や項目が必要かを明確化します。

ニーズ分析の具体的な進め方

• ヒアリング対象

  • 業務担当者

  • 管理者

  • システム担当

• 確認ポイント

  • 現状の業務プロセスの課題

  • データ入力の必要項目

  • 利用したいフィールドやステータス

  • 共有・承認フローの有無

• 成果物

  • 業務要件リスト

  • テンプレート設計の方向性

このプロセスで、単に情報を管理するだけでなく、業務効率化やコミュニケーション促進に寄与するテンプレート設計を目指します。

Pleasanterの柔軟なカスタマイズ機能を活用

Pleasanterはノーコードで多様なフィールド設定やワークフロー管理が可能です。使いやすさと機能性のバランスを取りながら、業務に合ったカスタマイズを行います。

カスタマイズ項目	内容	ポイント
フィールド追加	テキスト、数値、選択リスト、日付、チェックボックスなど多様	業務に必要なデータを正確に取得できるよう設計
ステータス管理	タスクや案件の進捗状況を表すステータス設定	フローに合わせたステータスの多段階設定が可能
ワークフロー設定	承認やレビューのフローを自動化	関係者間の承認漏れや遅延を防止
ファイル添付	仕様書や報告書などを一元管理	情報共有の効率化と情報漏れ防止

特に、承認ワークフローの自動化はミス削減と業務スピードアップに直結します。

作成時の注意点とよくあるトラブル対策

テンプレート作成ではユーザビリティと運用面の両立が重要です。複雑すぎる設計は使いづらさを生み、逆にシンプルすぎると情報不足に陥ります。

注意点リスト

• 入力項目の過剰設定に注意
  不要な項目が多いと入力負荷が増大し、運用が滞る。

• 用語や表示の統一
  全社で共通理解できる用語を使い、混乱を避ける。

• 操作マニュアルの整備
  初期導入時の混乱を防ぐためにマニュアルや動画を用意。

• 運用ルールの明確化
  誰がどのタイミングで何を入力・承認するかを定める。

トラブル事例と対策

トラブル内容	原因	対策
入力漏れや誤入力が頻発	項目が多すぎて混乱	入力必須項目を絞り込み、説明文を添付
フロー遅延・承認漏れ	ワークフロールールの不明確さ	自動通知設定や承認期限の設定を徹底
利用者からの操作不満や質問多発	教育・マニュアル不足	操作説明会の実施とFAQの整備

オリジナルテンプレート活用事例と効果

オリジナルテンプレートの最大のメリットは、自社の業務にぴったり合った設計ができることです。ここでは、実際にPleasanterのカスタマイズ機能を活用し、業務効率化を実現した企業の事例を紹介します。

事例1：建設業C社の現場進捗管理テンプレート

• 背景
  建設現場での複雑な進捗管理と多様な関係者間の連携が課題でした。従来は紙やExcelで管理していたため、情報共有の遅延やミスが頻発。

• 対応
  Pleasanterで現場専用の進捗管理テンプレートを作成。タスクごとに状況を更新できるステータス管理、現場写真のファイル添付、担当者間のコメント機能を搭載。

• 効果
  進捗遅延の早期発見が可能となり、問題解決スピードが30%向上。関係者間の情報共有時間を大幅に短縮し、工期管理の精度がアップ。

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事例2：サービス業D社の顧客対応記録テンプレート</h4 >

• 背景
  顧客からの問い合わせ対応を複数部署で分担していたため、対応履歴の共有が不十分でトラブルが生じやすい状況。

• 対応
  Pleasanterで問い合わせごとの対応状況を記録・共有するテンプレートを作成。ステータス変更やコメントで状況がリアルタイムに把握可能に。

• 効果
  問い合わせ対応の重複や抜け漏れが減少し、顧客満足度の向上につながった。対応履歴の検索も簡単になり、過去事例を参考にした迅速な対応が可能に。

オリジナルテンプレートの効果まとめ表 

テンプレートの継続的改善方法とユーザー教育

テンプレートを作成して終わりではなく、運用しながら改善を続けることが成功の鍵です。また、ユーザー教育をしっかり行うことで定着を図り、活用効果を最大化します。

継続的改善のポイント

• フィードバック収集
  利用者からの意見や改善点を定期的に収集し、課題を洗い出す。

• データ分析活用
  テンプレート利用状況や入力データの傾向を分析し、改善案を策定。

• バージョン管理
  変更履歴や更新内容を明確にし、段階的に改良を重ねる。

• 関係者巻き込み
  現場担当者や管理者を巻き込み、実務に即した改良を推進。

ユーザー教育の重要性

• 導入時研修
  操作方法だけでなく、業務目的や運用ルールも共有する。

• マニュアル・FAQ整備
  いつでも参照できる資料を整え、疑問を速やかに解消。

• 定期フォローアップ
  利用状況をチェックし、問題点を早期にケア。

• 成功事例共有
  効果的な活用方法を社内で発信し、モチベーション向上に繋げる。

まとめ：Pleasanterのオリジナルテンプレート活用で業務効率と情報共有を劇的に改善しよう

本記事では、Pleasanterを活用した社内業務の「見える化」と生産性向上のためのテンプレート活用術を詳しく解説しました。特にプロジェクト管理におけるリアルタイム進捗把握、メンバー間のコミュニケーション促進、KPI管理、さらに自社業務に合わせたオリジナルテンプレート作成の具体的なステップと注意点、成功事例を通じて、その効果を実感いただけたかと思います。

Pleasanterの柔軟なカスタマイズ機能を使いこなせば、業務の複雑さや変化に応じて最適化を続けられます。また、テンプレートの継続的改善とユーザー教育を組み合わせることで、定着率が高まり、全社的な情報共有と業務効率化を加速させることが可能です。

「自社ではどうカスタマイズすればいいのか分からない」「導入後の運用が不安」という方もご安心ください。弊社では、テンプレートの設計支援や導入後のフォローも行っております。業務改善に関するお困りごとがあれば、ぜひお気軽に弊社までお問い合わせください。貴社の課題に寄り添い、最適なソリューションをご提案いたします。

※弊社が構築したテンプレートが対象になります。