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Frouteとは？特徴・できること・向いている企業・他のワークフローとの違いを解説 【ワークフロー活用・改善シリーズ #08】
はじめに：Frouteとは？
Froute（フルート）は、国際ソフトウェア株式会社が提供するワークフローサービスです。
コンセプトは、
「散らばる承認をひとつに。」
企業では、経費精算、人事、購買、契約管理、グループウェアなど、さまざまな業務システムが利用されています。
それぞれのシステムに申請・承認機能があると、承認者は複数のシステムを確認しなければなりません。
Frouteは、こうした複数の業務システムに分散した承認をまとめ、承認業務をよりシンプルにすることを目指したワークフローです。
すべての業務システムをFrouteへ置き換えるのではなく、既存システムを活かしながら、承認を整理するという考え方を重視しています。
Frouteが解決する課題
Frouteが主に対象とするのは、次のような課題です。
- 承認のために複数のシステムを巡回している
- どのシステムに承認依頼があるのか分かりにくい
- システムごとに通知方法や操作方法が異なる
- 申請者から「承認してください」と催促される
- 既存システムは残したいが、承認業務だけ改善したい
- 新しいSaaSが増えるたびに承認先も増えている
例えば、経費精算、人事、購買、契約管理でそれぞれ別のシステムを利用している企業を考えてみます。
各システムは正常に動いており、担当部門も現在の製品に満足している。
それでも管理職からは、
「全部のシステムを確認するのが大変」
「どこに未承認が残っているのか分からない」
という声が出る。
この場合、問題は個々の業務システムではありません。
問題なのは、「承認する場所が分散していること」です。
Frouteは、こうした「承認の分散」を整理することを目的としています。
Frouteの主な特徴
Frouteの考え方を整理すると、主な特徴は次の通りです。
| 特徴 | 考え方 |
|---|---|
| 承認をまとめる | 複数システムに散らばった承認を一か所に集約することを目指す |
| 既存システムを活かす | 現在利用している業務システムを無理に置き換えない |
| シンプルな利用体験 | 承認者が迷わず処理できる環境を重視する |
| システム連携 | 既存システムとの連携を前提に承認業務を整理する |
| 導入・運用支援 | 導入前の検討から導入後の運用まで相談できる体制を重視する |
Frouteの特徴は、単に「新しい申請フォームを作る」ことだけではありません。
既存システムをどう活かし、承認業務全体をどうシンプルにするかという視点にあります。
Frouteでできること
Frouteでは、企業内の申請・承認業務を整理し、承認者が分かりやすく処理できる環境づくりを目指します。
主な活用イメージは次の通りです。
- 社内申請・承認をワークフロー化する
- 複数の業務システムに存在する承認を整理する
- 既存システムと連携して承認情報を集約する
- 承認者が確認すべき承認を分かりやすくする
- 承認業務の分散や見落としを減らす
- 既存システムを残しながら段階的に業務改善する
なお、外部システムとの連携可否や連携範囲は、対象となるシステムのAPIや外部連携仕様によって異なります。
「APIがある＝必ずFrouteと連携できる」という意味ではありません。
実際の連携については、対象システムの仕様を確認した上で判断する必要があります。
Frouteが向いている企業
Frouteは、特に次のような企業に向いています。
- 複数のSaaS・業務システムを利用している
- システムごとに承認が分散している
- 管理職が承認のために複数システムを巡回している
- 既存システムをできるだけ残したい
- 承認業務をシンプルにしたい
- システム連携を含めて相談したい
- 一度に全面刷新せず、段階的に改善したい
- 導入後も相談できる提供会社を求めている
例えば、
「経費精算システムは変えたくない」
「人事システムもそのまま使いたい」
「購買システムも現場に定着している」
「でも、承認する管理職だけが全部を見ている」
という企業です。
既存システムは活かしたい。でも、散らばった承認はまとめたい。
このような企業は、Frouteの考え方と特に相性が良いです。
Frouteが向いていない企業
一方で、Frouteがすべての企業に必要なわけではありません。
例えば、次のようなケースでは、別の方法が適している可能性があります。
- 承認件数が非常に少ない
- 承認者が一人だけで固定されている
- 一つのシステムだけで承認業務が完結している
- Excelやメールで十分に管理できている
- 現在のグループウェアのワークフローで要件を満たしている
- 既存システムをすべて廃止し、基幹システム全体を刷新したい
- 複雑で高度な専用業務を一つのワークフローだけで実現したい
重要なのは、Frouteを導入することそのものではありません。
自社の承認業務に本当に「分散」という課題があるかを確認することです。
Frouteは「どんな会社にもおすすめするワークフロー」ではありません。
複数システムに散らばった承認を整理したい企業に向いたサービスです。
一般的なワークフローとの違い
一般的なワークフローとFrouteの違いを、考え方の面から整理します。
| 比較項目 | 一般的なワークフロー | Froute |
|---|---|---|
| 主な目的 | 申請・承認業務を電子化する | 申請・承認に加え、散らばった承認の集約を目指す |
| 既存システム | 製品によって考え方が異なる | 既存システムを活かす考え方を重視 |
| 複数システム | 個別に利用する場合もある | 複数システムとの共存・連携を重視 |
| 承認者の体験 | そのワークフロー内の承認を処理 | 複数システムの承認を一つに近づけることを目指す |
| 導入の考え方 | 新しいワークフローへ業務を移行 | 既存環境を活かしながら必要な部分を改善 |
ここで注意したいのは、一般的なワークフローが劣っているわけではないということです。
全社の申請業務を一つの製品へ統合したい企業では、従来型のワークフローが適している場合もあります。
Frouteは、特に「すでに複数のシステムがあり、それらを残しながら承認だけ整理したい」という課題に焦点を当てています。
Excel・メール・Teams・グループウェアとの違い
承認業務は、必ずしも専用ワークフローで行う必要はありません。
Excel、メール、Teams、グループウェアでも承認できる場合があります。
| 方法 | 向いているケース |
|---|---|
| Excel | 件数が少なく、簡易的な申請を行いたい |
| メール | 一時的・簡単な確認を行いたい |
| Teams | コミュニケーションの延長で意思決定したい |
| グループウェア | 社内申請を既存の社内基盤で完結したい |
| Froute | 複数システムに散らばった承認を整理・集約したい |
つまり、FrouteはExcelやTeamsを置き換えること自体を目的としているわけではありません。
それぞれのツールを活かしながら、承認業務をどう整理するか。
そこにFrouteの役割があります。
既存システムと共存するという考え方
Frouteを理解する上で重要なのが、「共存」という考え方です。
企業では、すでにさまざまな業務システムへ投資しています。
経費精算、人事、購買、契約管理など、それぞれ専門性の高いシステムが存在します。
それらをすべて一つへ統合しようとすると、データ移行、社員教育、業務変更、システム連携の再構築など、大きな負担が発生する可能性があります。
そこでFrouteでは、
経費精算システム ─┐
人事システム ─┤
購買システム ─┼→ Froute → 承認者
契約管理システム ─┤
その他システム ─┘
という考え方で、各業務システムを活かしながら承認をまとめることを目指します。
システムを一つにするのではなく、承認する場所を一つに近づける。
これがFrouteの基本的な考え方です。
Froute導入時に確認したいポイント
Frouteを検討するときは、まず現在の承認業務を整理することをおすすめします。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 利用システム | 社内でどの業務システムを利用しているか |
| 承認場所 | 現在どのシステムで承認しているか |
| 承認件数 | どのシステムの承認が多いか |
| 利用者 | 誰が申請し、誰が承認しているか |
| 現在の課題 | 見落とし・巡回・遅延など何に困っているか |
| システム連携 | APIなどの外部連携手段があるか |
| 導入範囲 | どの業務からFrouteを利用するか |
最初からすべてのシステムを連携する必要はありません。
承認件数が多いシステムや、管理職の負担が大きい業務から段階的に検討する方法もあります。
国際ソフトウェア株式会社が提供する意味
Frouteを提供するのは、国際ソフトウェア株式会社です。
国際ソフトウェア株式会社は、長年にわたり企業向けシステムの開発・導入に携わってきました。
Frouteでも、単にクラウドサービスを提供するだけではなく、
- 現在の業務・システム環境の確認
- 導入方法の検討
- 既存システムとの連携相談
- 導入後の運用相談
など、導入前から導入後まで相談できる支援を重視しています。
特にFrouteでは既存システムとの共存・連携が重要になるため、ワークフローの機能だけではなく、企業システム全体を見ながら導入を考えることが重要です。
Frouteは、国際ソフトウェア株式会社が提供する、既存システムと共存しながら「散らばる承認をひとつに。」するためのワークフローサービスです。
Frouteについてよくある質問
Frouteとは何ですか？
Froute（フルート）は、国際ソフトウェア株式会社が提供するワークフローサービスです。「散らばる承認をひとつに。」をコンセプトに、複数の業務システムに分散した承認を集約し、承認業務をシンプルにすることを目指しています。
Frouteはどのようなワークフローですか？
Frouteは、既存の業務システムを活かしながら、複数システムに分散した承認を整理・集約することを重視したワークフローです。外部システムとの連携を活用し、承認者が複数システムを巡回する負担の軽減を目指します。
Frouteは既存システムを入れ替える必要がありますか？
必ずしも既存システムを入れ替える必要はありません。Frouteは、現在利用している業務システムを活かしながら、承認部分を整理するという考え方を重視しています。
FrouteはAPI連携できますか？
Frouteでは、既存システムとの連携を活用して承認業務を集約する考え方があります。ただし、実際に連携できる内容や範囲は、対象システムのAPIや外部連携仕様によって異なります。
Frouteはどのような企業に向いていますか？
複数のSaaS・業務システムを利用しており、それぞれに承認が分散している企業や、既存システムを残しながら承認業務をシンプルにしたい企業に向いています。
Frouteが向いていない企業はありますか？
承認件数が少ない企業、一つのシステムだけで承認が完結している企業、現在のExcelやメール、グループウェアで十分に管理できている企業では、Frouteを導入する必要性が低い場合があります。
Frouteと一般的なワークフローの違いは何ですか？
一般的なワークフローは社内申請・承認の電子化を主目的とする製品が多いのに対し、Frouteは既存システムを活かしながら、複数システムに散らばった承認を集約するという考え方を重視しています。
Frouteは誰が提供していますか？
Frouteは、国際ソフトウェア株式会社が開発・提供しています。製品提供だけではなく、導入前の検討やシステム連携、導入後の運用について相談できる支援を重視しています。
まとめ：Frouteは「散らばる承認をひとつに。」するためのワークフロー
Frouteとは何か。
一言で整理すると、
Frouteは、既存の業務システムを活かしながら、複数システムに散らばった承認を一つにまとめることを目指したワークフローサービスです。
経費精算、人事、購買、契約管理など、企業では今後もさまざまなシステムが利用されていくでしょう。
それらをすべて一つに統合することが、必ずしも最適とは限りません。
各業務には、それぞれ適したシステムを使う。
その一方で、承認者には、できるだけシンプルな承認環境を用意する。
業務システムは適材適所。承認はひとつに。
その考え方を形にするのがFrouteです。
「既存システムは変えたくない」
「でも、承認の分散は何とかしたい」
「複数システムを巡回する管理職の負担を減らしたい」
そのような課題がある場合は、Frouteをご検討ください。
