Excel・メール・Teams・グループウェア・ワークフロー、承認業務には結局どれが向いている？【ワークフロー活用・改善シリーズ #05】

はじめに：承認業務、結局どのツールを使えばいい？

「この申請、Excelで十分じゃない？」

「いや、メールで承認をもらえば早いのでは？」

「普段Teamsを使っているんだから、Teamsでできない？」

「グループウェアにもワークフロー機能があるよ」

「そろそろ専用のワークフローシステムを導入した方がいいのでは？」

社内の承認業務をデジタル化しようとすると、このような議論が起きることがあります。

Excel、メール、Teams、グループウェア、ワークフロー。

どれも普段の仕事で使われている身近なツールです。

そして、簡単な申請・承認であれば、どの方法でも実現できる場合があります。

では、結局どれを使えばよいのでしょうか。

実は、「承認なら必ずワークフローシステムが正解」というわけではありません。

会社の規模、申請件数、証跡の重要性、承認ルート、既存システムの状況などによって、適した方法は変わります。

この記事では、Excel・メール・Teams・グループウェア・ワークフローの5方式を、承認業務という観点から本気で比較します。

まず結論：5つの方式にはそれぞれ向いている場面がある

最初に結論を整理しておきましょう。

つまり、重要なのは「どの製品が一番高機能か」ではありません。

自社の承認業務に必要なレベルはどこなのか。

ここから考えることが重要です。

1．Excel：自由度は高い。でも人数が増えると管理が大変

最も身近な方法の一つがExcelです。

申請書をExcelで作成し、必要事項を入力して上司へ送付する。

紙の申請書からデジタル化するときに、この方法から始めた企業もあるでしょう。

Excelのメリット

• 多くの社員が操作に慣れている
• 自由に申請書を作成できる
• 新しいシステムを導入しなくても始められる
• 小規模な業務なら柔軟に対応しやすい

数人のチームで月に数件しか申請がないのであれば、Excelでも十分な場合があります。

Excelで困りやすいこと

一方、利用者や申請件数が増えてくると、こんな問題が出てきます。

• ファイルがメールやフォルダに散らばる
• どれが最新版なのか分からない
• 誰が承認したのか確認しにくい
• 誰のところで止まっているのか分からない
• 申請書のフォーマットが複数存在する

Excelは「申請書を作る」ことには強い一方、「承認プロセスを管理する」ことは別に考える必要があります。

2．メール：手軽だけど「誰で止まっている？」が分かりにくい

次にメールです。

「こちらの内容で進めてもよろしいでしょうか？」

「承認します」

これだけなら、とても簡単です。

メールのメリット

• ほぼ全社員が利用できる
• 新しい操作を覚える必要が少ない
• 少人数の確認なら素早い
• 一時的な承認にも使いやすい

しかし、承認者が2人、3人と増えてくると状況が変わります。

「部長は承認した？」

「次は本部長？」

「このメールのCCに入っていた人は承認者？」

「最新版の添付ファイルはどれ？」

といった問題が起きやすくなります。

メールは情報を送ることには非常に便利ですが、承認の進捗管理を目的に作られた仕組みではありません。

3．Teams：コミュニケーションには強い。正式な承認はどうする？

Microsoft Teamsなどのチャット・コラボレーションツールを日常的に利用している企業も増えています。

例えば、

「この見積金額で提出していいですか？」

「OKです」

というやり取りなら、Teamsは非常に便利です。

Teamsのメリット

• 普段使っている画面から確認できる
• 意思決定が速い
• コメントや相談をしながら判断できる
• リモートワークとも相性がよい

一方で、チャット上の「OK」をどこまで正式な承認として扱うのかは、社内ルールによって変わります。

申請件数が増えた場合には、チャットの流れの中に承認依頼が埋もれる可能性もあります。

また、TeamsにはMicrosoft 365やPower Platformなどと組み合わせて承認プロセスを構築する方法もあります。

そのため、Teamsを利用しているからといって、必ず専用ワークフローが必要になるわけではありません。

「普段のコミュニケーション上の確認」なのか、「会社として管理すべき正式な承認」なのかを分けて考えることが重要です。

4．グループウェア：社内業務をまとめたい企業には有力

社内ポータル、スケジュール、掲示板、設備予約などを提供するグループウェアには、ワークフロー機能を備えている製品もあります。

すでに全社員がグループウェアを利用している企業であれば、その中で申請・承認を行えることは大きなメリットです。

グループウェアのメリット

• 既存の社内基盤を活用できる
• 新しいログイン先を増やさずに済む場合がある
• ポータルなど他の社内機能と一緒に利用できる
• 比較的シンプルな社内申請をまとめやすい

そのため、

「稟議、休暇、備品購入などの社内申請をまとめたい」

という目的であれば、現在利用しているグループウェアの機能を確認する価値があります。

一方、経費精算、人事、購買、契約管理など複数の専門システムに承認が存在する場合は、グループウェアだけでどこまで対応できるのかを確認する必要があります。

5．ワークフロー：承認業務を仕組みとして管理したい場合に向く

最後が専用のワークフローシステムです。

ワークフローは、申請・承認という業務そのものを管理することを目的としています。

ワークフローが向いているケース

• 申請件数が多い
• 承認者が複数いる
• 承認ルートを明確にしたい
• 承認履歴を残したい
• 組織変更に合わせて承認ルートを管理したい
• 誰のところで止まっているか確認したい
• 複数の申請業務を整理したい

一方、月に数件しか承認がなく、上司一人が確認すれば終わるような業務であれば、専用システムを導入することが過剰になる場合もあります。

「承認だからワークフロー」ではなく、承認業務の量と複雑さに応じて判断することが重要です。

5方式を本気で比較するとどうなる？

ここまでの特徴を、承認業務という観点から整理してみます。

※上記は各方式の一般的な特徴を整理したものであり、実際の機能は利用する製品や構成によって異なります。

この表を見ると、ワークフローが万能に見えるかもしれません。

しかし、導入の手軽さではExcelやメールが優れていますし、コミュニケーションではTeamsの方が適している場面があります。

大切なのは「一番○が多いツール」を選ぶことではなく、自社が解決したい問題に合った方法を選ぶことです。

実は「どれか一つ」に統一しなくてもいい

ここでもう一つ重要なポイントがあります。

Excel、メール、Teams、グループウェア、ワークフロー。

この中から必ず一つだけを選ばなければならないわけではありません。

例えば、

• ちょっとした確認はTeams
• 少人数の一時的な申請はメール
• 社内の定型申請はグループウェア
• 重要な稟議はワークフロー
• 経費精算は専用の経費精算システム

という使い分けも考えられます。

それぞれのツールには得意分野があります。

すべての業務を無理に一つへ移行するより、適材適所で使った方が効率的な場合もあります。

しかし、ここで別の問題が発生します。

利用するシステムが増えるほど、承認する場所も増えてしまうことです。

複数システム時代は「承認をどこに集めるか」を考える

例えば、ある管理職が次のような環境で働いているとします。

• 経費精算システム
• 人事システム
• 購買システム
• グループウェア
• その他の社内システム

各システムは、それぞれの業務には適しています。

しかし管理職は、承認のために複数のシステムを確認しなければなりません。

そこで考えたいのが、

業務で使うシステムは適材適所。
承認する場所はできるだけ一つに。

という考え方です。

「すべてを一つのシステムへ統合する」のではなく、「複数システムを利用しながら、承認だけを集約する」という方法です。

Frouteが向いている企業

国際ソフトウェア株式会社が提供するFroute（フルート）は、「散らばる承認をひとつに。」をコンセプトとしたワークフローサービスです。

特に、次のような企業ではFrouteの考え方が合いやすくなります。

• 複数の業務システムやSaaSを利用している
• システムごとに承認が分散している
• 管理職が承認のために複数システムを確認している
• 既存システムはできるだけ残したい
• 経費・人事・購買などの専門システムを継続利用したい
• 既存システムと連携しながら承認を整理したい
• 社員にとってシンプルな承認環境をつくりたい

例えば、経費精算システム自体には満足している。

人事システムも変える必要はない。

購買システムもそのまま使いたい。

しかし、承認する管理職だけがすべてのシステムを巡回している。

このような場合、システムを全面的に入れ替えるのではなく、既存システムとFrouteを組み合わせて承認を集約するという方法が選択肢になります。

Frouteが向いていない企業

一方、すべての企業にFrouteが必要なわけではありません。

例えば、次のような場合は、現在のExcel・メール・Teams・グループウェアなどで十分な可能性があります。

• 承認業務が月に数件程度しかない
• 承認者がほぼ一人で固定されている
• 複数システムに承認が分散していない
• 承認履歴や進捗を厳密に管理する必要がない
• 現在のグループウェアのワークフロー機能で要件を満たしている

また、既存の業務システムそのものを廃止し、業務全体を一つのERPなどへ統合したい企業であれば、承認集約よりも基幹システム全体の刷新を優先した方がよい場合があります。

Frouteは「承認なら何でもFrouteに置き換える」という製品ではありません。
複数システムを活かしながら、散らばった承認を整理したい企業に向いた選択肢です。

「自社にFrouteが必要なのか」を判断するときは、まず現在の承認がどこに存在しているのかを整理してみるとよいでしょう。

「散らばる承認をひとつに。」Frouteという選択肢

ExcelにはExcelの良さがあります。

メールにはメールの良さがあります。

TeamsにはTeamsの良さがあります。

グループウェアにも、専門の業務システムにも、それぞれの良さがあります。

Frouteが目指しているのは、それらをすべて否定して置き換えることではありません。

今あるシステムを活かしながら、システム間に散らばった承認を一つに近づける。

それがFrouteの考え方です。

Excelか、Teamsか、グループウェアか、Frouteか。
ではなく、
「既存の仕組み＋Froute」という選択肢があります。

特に複数のSaaSや業務システムを利用している企業では、「何を使うか」だけではなく、それらをどうつなぐかという視点も重要になります。

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よくある質問

Excelで承認業務を行っても問題ありませんか？

申請件数が少なく、承認者も少人数で、厳密な進捗管理や履歴管理を必要としない場合は、Excelで十分なこともあります。一方、件数や利用者が増えると、ファイル管理や進捗確認が負担になる可能性があります。

メールとワークフローの違いは何ですか？

メールは情報伝達や簡単な確認に適しています。一方、ワークフローは承認ルート、進捗、履歴など、申請から承認までのプロセスを仕組みとして管理することに適しています。

Teamsがあればワークフローシステムは不要ですか？

Teams上のコミュニケーションだけで要件を満たせる場合は、必ずしも専用ワークフローが必要とは限りません。正式な承認履歴、複雑な承認ルート、複数業務の承認管理などが必要な場合は、ワークフローやMicrosoft 365の関連機能を含めて比較するとよいでしょう。

グループウェアのワークフローと専用ワークフローはどちらがよいですか？

社内の定型申請をグループウェア内で完結できる場合は、既存機能を利用する方法が有力です。一方、複数の業務システムに承認が分散している場合は、外部システムとの連携や承認集約が可能かも含めて検討する必要があります。

複数システムの承認を一つにまとめる方法はありますか？

各システムにAPIなどの外部連携手段があり、必要な情報を連携できる場合は、既存システムを残しながら承認を集約できる可能性があります。実現可否や方法は、連携対象となるシステムの仕様によって異なります。

Frouteはどのような企業に向いていますか？

Frouteは、複数のSaaSや業務システムを利用しており、それぞれに承認が分散している企業に向いています。既存システムを活かしながら、承認者が確認する場所をまとめ、承認業務をシンプルにしたい場合に選択肢となります。

Frouteが向いていないのはどのような企業ですか？

承認件数が非常に少ない場合や、既存のExcel・メール・Teams・グループウェアだけで十分に管理できている場合は、新たなワークフローを導入する必要性は低いと考えられます。また、業務システム全体の全面刷新が目的の場合は、別のアプローチが適することがあります。

まとめ：大切なのはツールではなく「承認業務をどうしたいか」

Excel、メール、Teams、グループウェア、ワークフロー。

承認業務に使える方法は一つではありません。

少人数で簡単な承認なら、Excelやメールで十分かもしれません。

日常的な意思決定なら、Teamsが便利なこともあります。

すでにグループウェアが全社に定着しているなら、そのワークフロー機能を利用する方法もあります。

そして、承認ルートや履歴を管理したい場合は、専用ワークフローが選択肢になります。

さらに、複数の業務システムを使い分けている企業では、もう一つの視点が必要です。

「どのシステムに統一するか」ではなく、「それぞれのシステムを活かしながら、承認をどうまとめるか」。

Frouteは、すべての企業に必要なワークフローではありません。

しかし、「既存システムは変えたくない。でも、散らばった承認は何とかしたい」という企業にとっては、一つの選択肢になります。

自社に適した方法がExcelなのか、メールなのか、Teamsなのか、グループウェアなのか、それともワークフローなのか。

まずは「何を導入するか」ではなく、「現在の承認業務のどこに困っているのか」から整理してみてはいかがでしょうか。

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