ワークフローシステムは導入後で選ぶ。サポート体制と提供会社を確認すべき理由 【ワークフロー活用・改善シリーズ #07】

はじめに：ワークフローは「導入した日」より「3年後」が重要

新しいワークフローシステムを比較するとき、多くの企業が確認するのは機能や価格です。

申請フォームは作れるか。

承認ルートは柔軟か。

スマートフォンに対応しているか。

他システムと連携できるか。

料金はいくらか。

もちろん、どれも重要です。

しかし、ワークフローは導入した日だけ使うシステムではありません。

1年、3年、5年と使い続ける中で、組織は変わり、社員は入れ替わり、業務も変わります。

そのときに初めて見えてくるのが、「提供会社とサポート体制の差」です。

ワークフローは、導入時の機能だけでなく「導入後も安心して使い続けられるか」で選ぶ。

この記事では、情報システム部門・DX推進部門がワークフローを選定するときに、製品機能以外で確認しておきたい7つのポイントを紹介します。

機能比較だけでは分からない「導入後の差」

ワークフロー製品を比較すると、機能一覧は比較しやすいものです。

「この機能は○」「こちらは△」「この製品にはない」

こうした比較表を作れば、候補製品を絞り込みやすくなります。

一方で、比較表には表れにくいものがあります。

• 問い合わせにどこまで対応してくれるか
• 組織変更時の相談に乗ってくれるか
• システム連携の相談ができるか
• 自社の運用を理解した上で提案してくれるか
• 導入後の改善まで相談できるか

導入前のデモでは、システムは最もきれいな状態で動いています。

しかし本当に重要なのは、運用が始まった後です。

「使える製品か」ではなく、「使い続けられる製品か」。

ここまで見て選ぶ必要があります。

1．困ったとき、誰に聞けばいいかが明確か

ワークフローを運用していると、必ず疑問が出てきます。

• 承認ルートを変更したい
• 新しい申請を追加したい
• ユーザーを一括登録したい
• 権限設定を変えたい
• エラーが出た
• 他システムと連携したい

そのとき、

「マニュアルを見てください」

だけで終わるのか。

それとも、

「現在の設定を確認しましょう」

「この運用なら、この方法がよいです」

と相談できるのか。

この差は、運用が長くなるほど大きくなります。

サポート窓口があることと、業務相談ができることは同じではありません。

2．組織変更や人事異動に対応し続けられるか

ワークフロー運用で避けて通れないのが、組織変更です。

部署の新設、統廃合、人事異動、役職変更。

組織が変われば、承認ルートも変わります。

導入時には問題なく設計できていても、数年後には当初想定していなかった組織構造になることもあります。

その際に重要なのは、

• 設定変更しやすいか
• 変更方法を相談できるか
• 影響範囲を確認できるか
• 必要なら設定支援を依頼できるか

という点です。

「導入できるか」だけでなく、「会社が変わっても運用し続けられるか」を確認しましょう。

3．システム連携の相談までできるか

ワークフローを単体で利用するだけなら、製品知識があれば対応できることも多いでしょう。

しかし、実際の企業環境では、ワークフローだけが単独で存在しているわけではありません。

経費精算、人事、購買、契約管理、基幹システム、SaaSなど、複数のシステムと共存します。

そこで必要になるのが、システム連携です。

例えば、

• APIで申請情報を連携できるか
• 承認結果を書き戻せるか
• ユーザー情報を連携できるか
• 認証方式に対応できるか
• 連携エラー時の運用をどうするか

といった技術的な検討が必要になります。

このとき、製品の操作方法しか回答できないベンダーと、システム全体を見ながら相談できるベンダーでは対応力が変わります。

4．ベンダーが自社の業務を理解してくれるか

問い合わせに対する回答が、いつも「仕様上は可能です」で終わっていないでしょうか。

機能としてできることと、自社にとって適した運用であることは別です。

例えば承認ルート一つを設定する場合でも、

「なぜこの承認が必要なのか」

「誰が運用するのか」

「組織変更時に困らないか」

まで考えると、別の設計の方がよい場合があります。

長期運用を考えるなら、単なる製品問い合わせではなく、業務そのものについて相談できる相手かも重要です。

5．製品だけでなく提供会社の継続性も見る

ワークフローは長期間利用する可能性があるシステムです。

そのため、製品だけではなく、提供会社についても確認しておきたいところです。

例えば、

• 企業向けシステムの提供実績があるか
• 導入・保守を継続して行える体制があるか
• 技術者が社内にいるか
• システム連携やカスタマイズについて相談できるか
• 長期的に付き合える会社か

といった視点です。

もちろん、会社の歴史が長ければ必ず安心というわけではありません。

一方で、長期間利用する業務システムでは、製品の継続性と提供会社の継続性をセットで考えることも重要です。

6．「サポートあり」の中身を確認する

多くの製品には「サポートあり」と書かれています。

しかし、その中身は同じではありません。

例えば、サポートといっても次のような違いがあります。

「サポートがありますか？」だけではなく、

「具体的にどこまで相談できますか？」

と確認することをおすすめします。

7．導入後の改善相談まで付き合ってくれるか

システム導入時に、すべての業務課題を解決できるとは限りません。

実際に使い始めてから、

「この申請も追加したい」

「承認ルートを変えたい」

「別のシステムとも連携したい」

「もっと簡単な運用にしたい」

といった要望が出てきます。

つまり、導入はゴールではありません。

ワークフローは、導入後に改善を続けながら自社に合わせていくシステムです。

だからこそ、導入プロジェクトが終了した後も相談できる体制があるかを確認しておきましょう。

サポート体制を比較するときのチェックリスト

ワークフローシステムを比較するときは、機能比較表に次の項目も加えてみてください。

この項目は、デモ画面だけを見ても分かりません。

だからこそ、製品選定時に意識的に確認する必要があります。

国際ソフトウェアがFrouteで重視すること

国際ソフトウェア株式会社が提供するFroute（フルート）は、「散らばる承認をひとつに。」をコンセプトとしたワークフローサービスです。

Frouteが重視しているのは、製品を提供することだけではありません。

企業では、業務内容もシステム構成もそれぞれ異なります。

そのため、

• 現在どのようなシステムを利用しているのか
• どこに承認業務が存在するのか
• 誰が承認で困っているのか
• 既存システムをどこまで残したいのか
• どのシステムと連携する必要があるのか

といった点を整理しながら導入方法を検討することが重要だと考えています。

国際ソフトウェア株式会社は、長年にわたり企業向けシステムの開発・導入に携わってきました。

Frouteについても、導入して終わりではなく、導入前の検討から導入後の運用まで継続して相談できる体制を重視しています。

Frouteは「ワークフロー製品」だけではなく、国際ソフトウェアによる導入・運用支援まで含めて検討いただくサービスです。

※具体的なサポート範囲や契約条件は、ご契約内容によって異なります。

Frouteについて調べる

Frouteが向いている企業

Frouteは、特に次のような企業で検討しやすいワークフローサービスです。

• 複数の業務システムを利用している
• 承認が各システムに分散している
• 既存システムを活かしながら改善したい
• システム連携について相談したい
• 自社だけで設定・運用することに不安がある
• 導入後も継続して相談できる会社を探している
• ワークフローを長期的に運用したい

一方で、製品を契約してすべて自社で設定・運用したい場合や、サポートをほとんど必要としない場合は、よりセルフサービス型の製品が適していることもあります。

重要なのは、機能だけではなく、自社がどの程度の支援を必要としているかも含めて判断することです。

よくある質問

ワークフローシステムを選ぶとき、サポート体制は重要ですか？

重要な比較項目の一つです。ワークフローは長期間利用する中で、組織変更、承認ルート変更、新しい申請の追加、他システムとの連携などが発生します。導入後もこうした変更について相談できるかを確認しておくと安心です。

ワークフローの「サポートあり」は何を確認すればよいですか？

問い合わせ方法だけでなく、初期設定、運用設計、設定変更、システム連携、障害時の対応、導入後の改善相談など、具体的にどこまで対応してもらえるかを確認するとよいでしょう。

ワークフローは導入後にどのような作業が必要ですか？

組織変更、人事異動、ユーザー追加・削除、承認ルート変更、新しい申請の追加などが発生します。また、利用する業務システムが増えれば、新たなシステム連携を検討する場合もあります。

提供会社もワークフロー選定の比較対象にした方がよいですか？

長期利用を前提とする場合は、製品だけでなく提供会社の導入実績、技術支援体制、保守・運用への対応、システム連携への対応力なども確認することをおすすめします。

Frouteには導入後のサポートがありますか？

Frouteを提供する国際ソフトウェア株式会社では、製品提供だけでなく、導入前の検討や導入後の運用について相談できる支援を重視しています。具体的なサポート内容や範囲は契約内容によって異なるため、導入検討時にご相談ください。

国際ソフトウェア株式会社はどのような会社ですか？

国際ソフトウェア株式会社は、企業向けシステムの開発・導入に長年携わってきたシステム会社です。Frouteについても、システム開発で培った技術力を活かし、既存システムとの連携や導入後の運用を含めた支援を重視しています。

まとめ：ワークフローは「機能」だけで選ばない

ワークフローシステムの選定では、機能、価格、操作性を比較することはもちろん重要です。

しかし、そのシステムを利用するのは導入初日だけではありません。

会社の組織が変わる。

社員が入れ替わる。

新しい業務が増える。

利用するシステムが増える。

数年利用すれば、導入時には想定していなかった変化も起きます。

そのときに重要になるのが、サポート体制と提供会社です。

ワークフローを選ぶときは、「導入できるか」ではなく「導入後も一緒に運用していけるか」まで確認する。

Frouteを提供する国際ソフトウェア株式会社は、システム開発・導入で培った経験を活かし、Frouteの導入前から導入後まで継続して相談できる支援を重視しています。

ワークフローを長く安心して利用したい。

既存システムとの連携も含めて相談したい。

導入後の運用に不安がある。

そんな場合は、製品機能だけでなく「誰と導入するか」という視点でも、Frouteをご検討ください。

Frouteについてのお問い合わせはこちら