現場から始める業務改善：Pleasanterで「誰でも開発」を定着させる方法

はじめに：現場主導の業務改善とITツール活用の重要性

中小企業における業務改善は、多くの場合「IT部門」や「外部ベンダー主導」で進められてきました。しかし、現場で日々業務を担う社員の声が十分に反映されないままシステムが導入されると、「実際の業務に合わない」「操作が複雑で使われない」といった問題が発生しやすくなります。こうした失敗を経験し、IT導入に慎重になっている企業も少なくありません。

一方で、近年注目を集めているのが「現場主導の業務改善」です。現場の社員が自ら業務アプリを作成・改善できる環境を整えることで、スピード感を持った改善と継続的な工夫が可能になります。特に、ノーコード・ローコードツールである**Pleasanter（プリザンター）**は、その仕組みを支える有力な基盤として中小企業から支持を集めています。

本記事では、Pleasanterを活用しながら「誰でも開発」を定着させる方法を、事例や具体的なステップを交えながら紹介します。ITに詳しくない担当者でも理解しやすいように解説しますので、業務改善やDX推進を検討中の方はぜひ参考にしてください。

Pleasanterのページ

業務改善を現場主導で進める意義

業務改善を「現場主導」で進めることは、単なるトレンドではなく、中小企業にとって大きな競争力強化につながります。ここでは、その具体的なメリットを整理してみましょう。

現場の課題をスピーディに解決できる

現場で働く社員は、日常業務の中で「どこにムダがあるか」「何が不便か」を最もよく理解しています。もしその社員が自ら業務アプリを作れる環境を持てば、課題を発見した瞬間に改善に取りかかることが可能です。

従来は、

• 現場 → IT部門に要望 → ベンダーに依頼 → 開発 → テスト → 導入
  という長い流れを経る必要がありました。そのため、導入まで数か月かかるのが当たり前でした。

しかしPleasanterを使えば、たとえば「営業報告フォームをExcelからWebアプリに置き換える」といった改善を、現場担当者自身が数日で形にできます。このスピード感こそが、現場主導の最大の強みです。

IT部門の負荷軽減とリソース最適化

中小企業では、IT部門が数名しかいないケースがほとんどです。その少ないリソースで全社の要望を処理するのは非現実的です。現場でシステムを作れるようになれば、IT部門は細かな要望対応から解放され、セキュリティ管理や基幹システムの最適化など、より戦略的な業務に集中できます。

また、現場とIT部門の役割を明確に分けることで、社内全体としてもリソースの有効活用が進みます。

社員のモチベーションと改善文化の醸成

「自分の作ったアプリが会社全体で使われている」という体験は、社員にとって非常に大きなやりがいになります。業務改善が一部の人だけの取り組みではなく、全社員が参加する文化へと発展していくのです。

実際、Pleasanterを導入した企業からは「改善提案が増えた」「若手社員が積極的にシステムを触るようになった」といった声が多く聞かれます。これは単なるツール導入では得られない、現場主導ならではの効果です。

外注依存からの脱却とコスト削減

外注開発は高コストであり、修正のたびに追加費用が発生します。結果的に「費用がかさむから改善をあきらめる」という状況に陥るケースも少なくありません。

Pleasanterを使った内製化であれば、開発コストを大幅に削減できます。初期投資を抑えながら継続的に改善を重ねられるため、中小企業にとって現実的かつ持続可能な改善サイクルを実現できるのです。

Pleasanterのノーコード・ローコード特性

Pleasanterは「現場が自らシステムを作れる」ことを実現するノーコード・ローコード基盤です。ここでは、具体的にどのような特徴があり、なぜ中小企業の業務改善に適しているのかを解説します。

ノーコード開発で「誰でも」使えるUI

Pleasanterの最大の特長は、プログラミング知識がなくてもアプリが作れる直感的なユーザーインターフェースです。画面項目をドラッグ＆ドロップで配置し、入力フォームや一覧画面を簡単に作成できます。

たとえば、現場の担当者が「作業報告を紙やExcelからオンライン化したい」と考えた場合、わずか数クリックで入力フォームを作成し、クラウド上で共有できるようになります。複雑なコーディングは不要なので、「システム開発は専門家だけの仕事」という固定観念を崩すことが可能です。

ローコードで柔軟なカスタマイズが可能

ノーコードで始められる一方で、Pleasanterは「ローコード」にも対応しています。つまり、必要に応じて簡単なスクリプトや条件分岐を追加することで、より高度な業務ロジックを実現できるのです。

例としては、

• 入力内容に応じて自動計算を行う

• 特定条件を満たした場合にメール通知を送る

• 承認フローを複数段階に分ける

といった処理も可能です。これにより「最初はシンプルに導入 → 後から高度化」というステップアップが実現し、現場の成長に合わせた柔軟なシステム運用が可能になります。

データベース管理が簡単にできる

通常、データベースの設計や運用には専門知識が必要ですが、Pleasanterではその壁を大きく下げています。テーブル定義やリレーションをGUIで設定できるため、SQLの知識がなくても情報を一元管理できます。

たとえば「営業案件」と「顧客情報」を紐づけたい場合、エクセルのシート間リンクのような感覚で設定可能です。これにより**「属人化していた業務データを組織全体で共有する」**ことが容易になります。

標準テンプレートの活用

Pleasanterには、あらかじめ用意された業務テンプレートが豊富に用意されています。代表例としては：

これらをそのまま使うこともできますし、自社業務に合わせて少しカスタマイズして使うことも可能です。つまり**「ゼロから作る負担をなくし、スモールスタートを容易にする」**のがPleasanterの強みです。

現場で開発された業務アプリの事例

Pleasanterの強みは、現場担当者が自分たちの業務に即したアプリを短期間で構築できる点にあります。ここでは、実際に中小企業で作られた代表的な業務アプリの事例を紹介します。どれも「紙やExcelでの限界」を感じていた業務が、デジタル化によって効率化と可視化を実現しています。

製造業：生産日報アプリ

従来、製造業では「日報を紙に書いて提出する」というスタイルが一般的でした。しかし、手書き日報は以下のような課題を抱えていました。

• 手書き文字の判読が難しく、転記作業が発生する

• 集計に時間がかかり、分析結果が出るのが遅い

• 日報の提出忘れや紛失リスクがある

Pleasanterを使えば、作業者がスマホやタブレットから日報を入力でき、その場でデータベースに反映されます。管理者はリアルタイムで進捗を確認でき、不良率や稼働状況も自動集計されるため、「昨日の状況」を待たずに即座に改善アクションを起こせるのがメリットです。

実際にある企業では、日報データを活用して「不良発生の多い時間帯」を特定し、作業工程を改善することで不良率を20％削減しました。

医療・介護業：シフト管理アプリ

医療や介護現場では、人員配置が業務品質に直結します。これまではExcelで複雑なシフト表を作成していましたが、以下の課題が目立っていました。

• 作成に時間がかかり、修正のたびに表全体を調整する必要がある

• スタッフが最新版を確認できず、現場で混乱が生じる

• ダブルブッキングやシフトの偏りが発生しやすい

Pleasanterでシフト管理アプリを作れば、勤務希望や休暇申請をオンラインで受け付け、そのまま自動的にシフトに反映させられます。さらに、スタッフはスマホから最新のシフトをいつでも確認できるため、情報共有の手間が大幅に削減されます。

導入した施設では、シフト作成にかかる時間が従来の半分以下になり、職員の満足度も向上しました。

サービス業：顧客対応履歴管理アプリ

サービス業においては、顧客とのやりとりを記録・共有することが顧客満足度の鍵となります。ところが、Excelや紙ベースでの管理には以下の課題がありました。

• 顧客ごとの履歴を追うのが困難

• 担当者が変わると過去の対応内容が分からない

• クレーム情報が共有されず、対応品質にバラつきが出る

Pleasanterを活用すれば、顧客ごとに対応履歴を一元管理でき、検索機能で過去のやりとりを瞬時に確認できます。また、クレーム情報を全員で共有することで「同じ失敗を繰り返さない」体制を作れます。

実際に導入した企業では、「顧客からの問い合わせ対応時間が30％短縮」「クレーム再発率の低下」といった効果が出ています。

社内共通：稟議・承認フローアプリ

多くの企業で悩みのタネとなるのが稟議や承認のプロセスです。紙の回覧やメールベースでの承認は、以下のような非効率を生んでいました。

• 承認者が出張や不在のため承認が滞る

• どこまで回覧されたか分からない

• リモートワーク時に紙の回覧が不可能

Pleasanterを使えば、申請内容を入力すると自動的に承認フローが開始され、承認者に通知が届きます。承認状況はリアルタイムで確認でき、どこで止まっているかも一目瞭然です。リモートワーク環境でも利用可能なため、承認スピードが大幅に短縮されます。

導入企業の事例では、稟議承認にかかる平均日数が「3日→1日」に短縮され、意思決定のスピードアップに直結しました。

スモールスタートと内製化支援の方法

Pleasanterを活用して現場主導の業務改善を進める際、最も重要なのは「最初の一歩を小さく踏み出す」ことです。いきなり全社導入や大規模システムを目指すのではなく、身近な課題から始めることで成功体験を積み重ね、組織全体に改善の文化を根付かせることができます。ここでは、その具体的な方法を解説します。

小さな業務から改善を始める

多くの中小企業が失敗するのは、「最初から完璧なシステムを作ろう」としてしまうことです。要件定義が複雑化し、結局リリースが遅れて現場が使わなくなるケースも珍しくありません。

そこで有効なのが、「小さな業務の改善」から始めることです。例えば：

• 日報入力の仕組みを紙からオンラインに変える

• 休暇申請をExcelからWebフォームに置き換える

• 顧客対応履歴を共有できるようにする

このような身近な業務であれば、導入の効果がすぐに見え、現場からの評価も得やすいです。これが社内に「自分たちでもアプリが作れる」という自信を与え、次の改善につながります。

社内「開発リーダー」を育成する

現場主導で改善を進めるといっても、誰もがすぐにアプリを作れるわけではありません。そこで、**社内の「開発リーダー」**を育てることが大切です。

開発リーダーの役割は以下のとおりです：

• 各部署から出た要望を整理し、アプリ化を主導する

• 初めてPleasanterを触る社員をサポートする

• 社内のナレッジをまとめ、展開するハブになる

例えば「Excelマクロが得意な社員」や「業務改善に関心のある若手社員」が適任です。こうした人材を数名育てることで、全社的に改善が広がりやすくなります。

外部ベンダーのスポット支援を活用

内製化が理想とはいえ、導入初期は分からないことも多いでしょう。その場合は、外部ベンダーやコンサルタントのスポット支援を活用するのが有効です。

• 初期設定や環境構築のサポート

• 最初のアプリ作成のワークショップ

• 社内研修プログラムの設計

などを短期間だけ支援してもらうことで、内製化へのハードルを下げられます。特にPleasanterはオープンソース版と商用サポート版があるため、自社の状況に合わせて「自走＋外部支援」を組み合わせるとスムーズです。

利用マニュアルとナレッジ共有

改善を持続させるためには、知識の属人化を防ぐ仕組みが欠かせません。せっかく一人が良いアプリを作っても、そのノウハウが共有されなければ改善は広がりません。

そこで有効なのが、以下の取り組みです：

• 作成したアプリの設定方法をキャプチャ付きで社内Wikiにまとめる

• 定期的に「業務改善勉強会」を開いて事例を共有する

• 成功体験を表彰するなど、改善を称える仕組みを作る

こうした仕組みを整えることで、改善が個人に依存せず、組織の文化として定着していきます。

成功のカギとなる社内体制と教育設計

Pleasanterを導入して現場主導の業務改善を進めるためには、ツールそのものの機能以上に社内体制と教育設計が重要です。せっかく現場で開発が進んでも、組織として支援体制が整っていなければ定着は難しくなります。ここでは、成功を持続させるための４つのポイントを紹介します。

経営層のコミットメント

現場主導といっても、経営層の支援なしに浸透させるのは困難です。経営層が「業務改善は全社戦略の一環である」と位置付け、明確なメッセージを発信することが不可欠です。

例えば、社内会議で「業務改善のアイデアは積極的に評価する」「現場で作ったアプリを全社で展開する」といった姿勢を示すことで、社員も安心して取り組めるようになります。トップダウンとボトムアップの両輪がそろって初めて、改善文化が根付くのです。

教育研修とハンズオン支援

Pleasanterは直感的に使えるツールですが、最初の一歩をサポートする研修やハンズオンは有効です。特におすすめなのは、実際にアプリを作成する体験型研修です。

例えば「休暇申請アプリを30分で作る」といったハンズオンを行えば、社員は「自分でも作れる」という自信を持てます。さらに、部署ごとに研修を実施することで、現場の課題をすぐにアプリ化する流れを作れます。

改善成果を「見える化」する

業務改善の効果は、数値で示さなければ経営層や他部署に伝わりにくいものです。そこで、アプリ導入による成果をKPIとして可視化することが重要です。

例としては：

• 稟議承認にかかる時間が「3日 → 1日」へ短縮

• シフト作成工数が「月10時間 → 月3時間」に削減

• 顧客対応履歴の検索時間が半減

こうした具体的な数字を社内に共有すれば、改善活動への理解と協力が一気に広がります。

継続的な改善サイクルの確立

最初の導入で終わらせず、改善を継続する仕組みを持つことが、Pleasanter活用を成功に導くカギです。具体的には、PDCAサイクルを意識した運用が有効です。

1. Plan（計画） : 業務課題を洗い出し、改善アプリを企画する

2. Do（実行） : アプリを作成し、現場で試用する

3. Check（検証） : 効果を数値や現場の声で確認する

4. Act（改善） : 課題に応じてアプリを修正・改善する

このサイクルを回すことで、アプリは現場に合わせて進化し続け、改善の文化も組織に根付いていきます。

まとめ：Pleasanterで実現する「現場主導」の業務改善

本記事では、Pleasanterを活用した「誰でも開発」の定着方法を紹介しました。ポイントは以下の通りです。

• 現場主導の業務改善は、スピード・モチベーション・コスト削減の観点で大きな価値がある

• Pleasanterはノーコード・ローコード基盤として、誰でも簡単に業務アプリを開発できる

• 事例として、製造・医療・サービス業など多様な現場で成果が出ている

• スモールスタートと内製化支援を組み合わせることで導入ハードルを下げられる

• 経営層の支援・教育設計・成果の見える化が定着のカギになる

Pleasanterは、外注頼みのシステム導入ではなく「現場が自ら改善を続ける文化」を作るための強力なツールです。もし自社でも業務改善やDX推進を加速させたいと考えているなら、まずは小さな業務から始めてみてはいかがでしょうか。

弊社ではPleasanter導入から内製化支援まで幅広くサポートしています。ぜひお気軽にお問い合わせください。